Apa itu Faktur?
Faktur adalah dokumen komersial yang memerinci dan mencatat transaksi antara pembeli dan penjual. Jika barang atau jasa dibeli secara kredit, faktur biasanya menentukan ketentuan perjanjian dan memberikan informasi tentang metode pembayaran yang tersedia. Jenis faktur dapat mencakup tanda terima, tagihan penjualan, catatan debit, atau faktur penjualan.
Perusahaan dapat memilih untuk hanya mengirim pernyataan akhir bulan sebagai faktur untuk semua transaksi yang beredar. Jika demikian, pernyataan tersebut harus menunjukkan bahwa tidak ada faktur berikutnya yang akan dikirim. Secara historis, faktur telah direkam di atas kertas, seringkali dengan beberapa salinan yang dihasilkan sehingga pembeli dan penjual masing-masing memiliki catatan transaksi untuk catatan mereka sendiri. Saat ini, faktur yang dihasilkan komputer cukup umum. Mereka dapat dicetak ke kertas atas permintaan atau dikirim melalui email ke pihak-pihak dalam suatu transaksi. Catatan elektronik juga memudahkan pencarian dan penyortiran transaksi tertentu atau tanggal tertentu.
Faktur pro-forma adalah perjanjian yang mengikat, meskipun ketentuan penjualan dapat berubah.
Faktur
Dasar-dasar Faktur
Faktur harus menyatakan itu adalah faktur di muka tagihan. Biasanya memiliki pengidentifikasi unik yang disebut nomor faktur yang berguna untuk referensi internal dan eksternal. Faktur biasanya berisi informasi kontak untuk penjual atau penyedia layanan jika ada kesalahan terkait dengan tagihan.
Ketentuan pembayaran dapat diuraikan pada faktur, serta informasi yang berkaitan dengan diskon, rincian pembayaran awal atau biaya keuangan yang dinilai untuk pembayaran yang terlambat. Ini juga menyajikan biaya unit suatu barang, total unit yang dibeli, pengiriman, penanganan, pengiriman, dan biaya pajak terkait, dan menguraikan jumlah total yang terutang.
Faktur pro forma adalah tagihan penjualan awal yang dikirim kepada pembeli sebelum pengiriman atau pengiriman barang. Faktur biasanya akan menjelaskan barang yang dibeli dan informasi penting lainnya seperti berat pengiriman dan biaya transportasi. Faktur pro forma sering berperan dalam transaksi internasional, terutama untuk keperluan bea cukai impor.
Anda harus selalu menyimpan salinan faktur dan kwitansi Anda — baik dalam bentuk kertas atau elektronik — untuk keperluan pajak.
Pentingnya Tanggal Faktur
Tanggal faktur merupakan tanggal resmi di mana barang telah ditagih dan transaksi secara resmi dicatat. Oleh karena itu, tanggal faktur memiliki informasi penting mengenai pembayaran, karena menentukan durasi kredit dan tanggal jatuh tempo tagihan. Ini sangat penting untuk entitas yang menawarkan kredit, seperti net 30. Tanggal jatuh tempo faktur biasanya 30 hari setelah tanggal faktur.
E-Faktur
Sejak era komputer, orang dan bisnis merasa lebih mudah untuk mengandalkan faktur elektronik sebagai alternatif dari dokumen kertas. Faktur elektronik, atau faktur elektronik, adalah bentuk tagihan elektronik untuk menghasilkan, menyimpan, dan memantau dokumen terkait transaksi antar pihak dan memastikan ketentuan perjanjian mereka terpenuhi.
Dokumen-dokumen elektronik ini dapat mencakup faktur dan kwitansi, pesanan pembelian, catatan debit dan kredit, syarat dan instruksi pembayaran, dan slip pengiriman uang. Faktur digital biasanya dikirim melalui email, halaman web, atau aplikasi. Keuntungan meliputi:
- Keabadian dan ketahanan terhadap kerusakan fisikMudah mencari dan menyortir nama, istilah, atau tanggal tertentuPeningkatan kemampuan audit
E-faktur mencakup beberapa teknologi dan opsi entri dan digunakan sebagai istilah umum untuk menjelaskan metode apa pun yang digunakan untuk menampilkan faktur secara elektronik kepada pelanggan untuk pembayaran. Beberapa standar e-faktur, seperti EDIFACT dan UBL, telah dikembangkan ke seluruh dunia untuk memfasilitasi adopsi dan efisiensi.
Pengambilan Kunci
- Faktur adalah dokumen komersial yang merinci dan mencatat transaksi antara pembeli dan penjual. Kertas penerimaan dari toko adalah faktur konsumen yang umum. Faktur adalah elemen penting dari kontrol dan audit internal akuntansi. Biaya pada faktur harus disetujui oleh personel manajemen yang bertanggung jawab. Faktur umumnya menguraikan persyaratan pembayaran, biaya unit, pengiriman, penanganan, dan ketentuan lainnya yang diuraikan selama transaksi. Faktur bisa dalam bentuk kertas, tetapi faktur elektronik menjadi jauh lebih umum.
Faktur dan Hutang Akun
Faktur melacak penjualan produk untuk tujuan pengendalian inventaris, akuntansi, dan pajak. Banyak perusahaan mengirimkan produk dan mengharapkan pembayaran di kemudian hari, sehingga jumlah total yang jatuh tempo menjadi hutang dagang untuk pembeli dan piutang dagang untuk penjual.
Faktur modern ditransmisikan secara elektronik, bukan berbasis kertas. Jika faktur hilang, pembeli dapat meminta salinan dari penjual. Penggunaan faktur mewakili keberadaan kredit, karena penjual telah mengirim produk atau memberikan layanan tanpa menerima uang tunai di muka.
Faktur berbeda dari pesanan pembelian, yang dibuat sebelum pelanggan memesan barang atau jasa.
Faktur dan Kontrol Internal
Faktur adalah elemen penting dari pengendalian internal akuntansi. Biaya pada faktur harus disetujui oleh personel manajemen yang bertanggung jawab. Atau, faktur dicocokkan dengan pesanan pembelian, dan setelah merekonsiliasi informasi, pembayaran dilakukan untuk transaksi yang disetujui. Perusahaan audit memastikan faktur dimasukkan ke dalam periode akuntansi yang tepat ketika menguji pemotongan biaya.
