Apa itu Rencana yang Bertanggung Jawab?
Sebuah rencana yang bertanggung jawab adalah rencana yang mengikuti peraturan Internal Revenue Service (IRS) untuk mengganti pekerja untuk biaya bisnis di mana penggantian tidak dihitung sebagai pendapatan. Ini berarti bahwa penggantian tidak dikenakan pajak pemotongan atau pelaporan W-2. Namun, pengeluaran ini harus terkait dengan bisnis agar masuk dalam rencana yang bertanggung jawab.
Pengambilan Kunci
- Sebuah rencana yang bertanggung jawab adalah proses penggantian karyawan untuk biaya terkait pekerjaan mereka. Rencana yang dapat dihitung tidak dikenakan pajak, karena mereka tidak dianggap sebagai bentuk kompensasi kerja. Biaya hanya dapat dianggap sebagai bagian dari rencana yang dapat dipertanggungjawabkan jika mereka terkait, dilaporkan secara akurat, dan jika kelebihan penggantian dikembalikan. Jika biaya penggantian dianggap tidak dapat dipertanggung jawabkan, maka dikenakan pajak oleh IRS. Kelebihan dana umumnya harus dikembalikan dalam 120 hari.
Cara Kerja Rencana yang Akuntabel
Rencana yang bertanggung jawab berbeda dari rencana yang tidak bertanggung jawab. Jika rencana penggantian bisnis tidak mengikuti persyaratan IRS untuk rencana yang bertanggung jawab, maka rencana itu tidak dapat dipertanggungjawabkan, dan penggantian biaya dianggap bagian dari kompensasi karyawan dan karenanya harus dipotong dan harus dilaporkan pada formulir karyawan..
Menurut aturan IRS, di bawah rencana yang bertanggung jawab, biaya akan diganti jika terkait dengan bisnis dan dicatat secara memadai. Selain itu, jumlah yang dibayarkan melebihi biaya aktual harus dikembalikan ke perusahaan dalam jangka waktu tertentu. Pengeluaran terkait bisnis yang dikeluarkan oleh karyawan dapat mencakup hal-hal seperti perjalanan, makan, penginapan, hiburan, atau transportasi. Karyawan diharuskan untuk memperhitungkan pengeluaran dengan catatan secara memadai dan mengembalikan kelebihan pembayaran dalam jangka waktu yang wajar.
Pengusaha tidak diharuskan untuk menyerahkan rincian rencana mereka kepada IRS, tetapi mereka harus dapat menunjukkan bahwa mereka memenuhi persyaratan rencana yang bertanggung jawab.
Pengusaha sering dapat memanfaatkan persyaratan rencana yang lebih ketat daripada yang diposting oleh IRS.
Persyaratan untuk Rencana yang Bertanggung Jawab
Persyaratan untuk suatu rencana yang bertanggung jawab adalah bahwa itu terkait dengan bisnis, bahwa pengeluaran karyawan secara memadai dipertanggungjawabkan kepada majikan mereka dengan cara yang masuk akal dan tepat waktu, dan bahwa setiap penggantian kelebihan harus dikembalikan kepada majikan dalam jumlah waktu yang wajar.
Untuk pengeluaran yang dianggap terkait dengan bisnis, mereka harus (secara longgar) memenuhi persyaratan berikut: bahwa biaya harus dikeluarkan selama masa kerja, dan bahwa setiap pengeluaran yang memadukan antara pengeluaran pribadi dan pengeluaran bisnis secara tepat dicatat sebagai seperti, membagi biaya antara majikan dan karyawan. Contoh umum adalah mobil pribadi yang digunakan untuk perjalanan bisnis: dalam kasus seperti itu, seorang karyawan mungkin diharapkan untuk menghitung jarak tempuh yang dikeluarkan selama perjalanan transportasi pribadi dan transportasi terkait pekerjaan, memecah biaya secara tepat.
Akuntansi yang memadai biasanya tunduk pada konfirmasi pihak ketiga untuk tujuan membuktikan bahwa dana karyawan terkait dengan bisnis. Penerimaan adalah bentuk umum dari pembuktian pihak ketiga yang akan digunakan karyawan untuk membuktikan keabsahan permintaan pendanaan mereka. Namun, ada pengecualian untuk aturan ini, termasuk kasus-kasus biaya non-penginapan yang berjumlah kurang dari $ 75, penggantian biaya makan yang termasuk dalam IRS per standar diem, dan biaya transportasi yang sulit untuk mendapatkan bukti pembayaran resmi, seperti taksi, kereta bawah tanah, dan bus. Secara umum, harapan untuk pengembalian kelebihan dana penggantian adalah bahwa dana tersebut dikembalikan kepada pemberi kerja dalam 120 hari setelah pencairannya.
