Dunia keuangan telah berkembang menjadi tempat kerja yang sangat kompetitif. Meskipun hanya ada 24 jam dalam satu hari, seperti kata pepatah, waktu adalah uang. Oleh karena itu, manajemen waktu yang efektif adalah keunggulan kompetitif bagi setiap profesional keuangan yang ingin menjadi lebih produktif dan meningkatkan waktu jauh dari pekerjaan.
Namun, ada banyak gangguan yang dapat membuat Anda bekerja lebih lama dari yang diperlukan. Baca terus untuk mengetahui tentang beberapa pemboros waktu umum ini dan mencari tahu tentang sejumlah tips manajemen waktu yang akan membuat Anda menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat.
Lubang hitam
Ada berbagai pemborosan waktu yang dapat menyedot produktivitas. Misalnya, profesional keuangan terus-menerus tergoda untuk melakukan banyak tugas. Misalkan Anda seorang penasihat, dan antara pukul 8:30 dan 10 pagi pada hari Rabu pagi, Anda berhasil mencapai yang berikut:
- Anda bekerja pada spreadsheet, Tapi berhentilah setelah diganggu oleh dua pesan email baru, Lalu kirim enam email berturut-turut, Diikuti dengan memeriksa foto pernikahan teman kuliah di Instagram, Kemudian terima undangan tamasya sosial perusahaan melalui pesan Slack, Sebelum menerima dua panggilan tak terduga dari calon klien, dan akhirnya terpaksa menutup telepon secara tiba-tiba ketika manajer Anda berhenti untuk mengingatkan Anda bahwa Anda terlambat lima menit untuk rapat staf.
Apakah ini seperti pagi yang biasa untuk Anda? Jika demikian, dan khususnya jika Anda bekerja di lingkungan perusahaan yang kejam seperti perusahaan ekuitas swasta atau bank investasi, Anda mungkin berada di tingkat berkinerja paling rendah dibandingkan dengan rekan-rekan Anda.
Lima atau sepuluh tahun dari sekarang, tidak ada yang akan mengingat, peduli atau mempromosikan Anda untuk semua kesibukan yang telah Anda capai. Apakah dunia akan peduli jika Thomas Jefferson menyelesaikan banyak penggerusan kertas tetapi tidak pernah membantu menulis Deklarasi Kemerdekaan? Hal yang sama berlaku dalam pekerjaan Anda - organisasi Anda menghargai pekerjaan dan karya yang diperlukan, bukan pekerjaan yang sibuk.
Perencanaan
Setiap Minggu sore, selesaikan daftar "tugas" minggu depan Anda, lebih baik menggunakan aplikasi atau layanan web yang disinkronkan di semua perangkat Anda. Sorot item yang sangat penting untuk kesuksesan Anda di tempat kerja dan dalam kehidupan pribadi Anda. Yang tidak disorot mungkin adalah hal-hal yang dapat Anda delegasikan, tunda atau hindari sama sekali.
Di bidang keuangan, pengiriman kritis mencakup laporan atau penelitian yang perlu akurat dan disampaikan sebelum batas waktu. Organisasi Anda dilayani lebih baik jika Anda fokus pada peningkatan kualitas laporan ini, bukan hanya melakukan pekerjaan yang layak sehingga Anda dapat meluangkan waktu untuk hal-hal yang tidak penting (seperti menjawab email prioritas rendah atau mengambil bagian dalam waktu yang lama). -winded meeting).
Demikian pula, sepuluh menit sebelum berangkat kerja setiap hari, selesaikan daftar item tindakan hari berikutnya dan beri nomor sesuai urutan kepentingan dan prioritas. Sekali lagi, tanyakan pada diri sendiri semua hal yang tidak perlu Anda lakukan - hal-hal yang tidak memenuhi ambang produktivitas tertentu.
(Juga, lihat Temukan Niche Anda di Industri Keuangan.)
Multitasking
Keberhasilan dalam keuangan bermuara pada kemampuan seseorang untuk selalu memberikan hasil yang kritis dan langsung. Apa informasi penting dan poin data yang diandalkan oleh manajer keuangan Anda? Apa yang dapat Anda berikan untuk membantu organisasi Anda dan / atau klien Anda menang? Apakah itu melibatkan penyerahan laporan audit yang tepat waktu, perhitungan akurat dari nilai sekarang bersih pada proyek yang diusulkan atau memastikan bahwa rumus di Excel mengarah ke total agregat yang tepat?
Pada akhirnya, tidak ada yang peduli dengan semua email yang Anda bertukar, pertemuan klub sosial yang Anda hadiri, atau pengajuan folder secara kronologis di kabinet Anda. Multitasking secara konstan mencegah individu untuk memberikan yang terbaik pada beberapa hasil penting yang benar-benar diharapkan oleh majikan mereka dari mereka.
Lakukan hal-hal tindakan yang penting, sulit, mendesak, dan bernilai tinggi terlebih dahulu. Sukses di bidang keuangan dapat melibatkan kesederhanaan dalam metode tentang bagaimana Anda mendekati tugas Anda. Ini mungkin tampak sangat sederhana bagi lulusan baru yang membaca dengan baik dan belum diinisiasi, tetapi melakukan satu hal pada satu waktu dan tidak berhenti sampai selesai. Jika tugas Anda terkait dengan proyek jangka panjang, potong menjadi tonggak jangka pendek dan selesaikan sebelumnya. Seperti yang dikatakan Henry Ford, "Tidak ada yang sulit jika Anda membaginya menjadi pekerjaan kecil." Melakukan sesuatu dari awal sampai akhir menghilangkan ketidakefisienan yang mahal karena Anda akan menghindari keharusan untuk memulai dari awal dan mengkalibrasi ulang pada item yang berbeda dan tidak terkait.
(Jelajahi jenis pekerjaan di industri keuangan dengan Pilihan Karir Keuangan untuk Profesional.)
Kotak masuk
Kotak masuk Anda adalah pembuang waktu utama. Jika sebagian besar email Anda tidak relevan dengan tugas langsung Anda, maka Anda secara sporadis mengisi hari Anda dengan informasi sampah.
Untuk menghindari ini:
- Tetapkan waktu yang telah ditentukan untuk memeriksa email Anda, dan periksa kotak masuk Anda tidak lebih dari tiga atau empat kali per hari. Buat folder setelah jam untuk email yang harus Anda buka, tetapi itu tidak mendesak. Folder ini sangat membantu bagi Anda untuk kembali ke permintaan penting yang dapat menunggu beberapa hari kerja sebelum mendapat respons dari Anda. Kirimkan hanya email yang paling penting selama hari kerja Anda. Meskipun penting untuk tetap diperbarui dalam grup Anda, sebagian besar waktu Anda dapat terbuang sia-sia oleh kolega yang tidak berpengalaman atau kurang disiplin yang membanjiri inbox Anda dengan pesan yang tidak relevan. Anda dapat mengurangi jenis email ini dengan tidak menanggapi yang tidak terkait dengan pekerjaan. Kosongkan kotak masuk Anda sebelum Anda meninggalkan pekerjaan. Anda dapat melakukannya dengan membuat folder terkait proyek di mana Anda dapat memarkir email yang terkait dengan masalah tertentu. Mengosongkan kotak masuk Anda menghemat waktu dengan menghilangkan pesan non-inti dari perhatian Anda. Jika ada item yang benar-benar membutuhkan perhatian dalam beberapa jam ke depan atau pada hari berikutnya, maka letakkan di folder yang mendesak.
Tips Menghemat Waktu Lainnya
Pantau Berapa Banyak Waktu yang Benar-Benar Anda Buang
Buat spreadsheet sederhana yang memungkinkan Anda memasukkan perkiraan waktu yang Anda buang untuk masalah sepele. Lakukan ini setiap hari. Ketika Anda mengembangkan dan mempertahankan kebiasaan ini, Anda akan melatih diri Anda untuk mengenali hal-hal yang tidak penting ketika Anda menjumpainya.
Hanya Memproses Dokumen Kertas Sekali
Setelah diproses, Anda dapat mengajukan, mengirim atau membuangnya.
Pesan Langsung Kolega Anda
Berjalan di sekitar kantor Anda atau antar departemen dapat dikenakan biaya beberapa jam per minggu - dan kami tahu betapa mahalnya hal itu setiap tahun. Kecuali itu adalah masalah penting atau rumit, menggunakan pesan langsung melalui sistem pesan perusahaan atau layanan web yang disetujui seringkali merupakan cara yang lebih efisien untuk dengan cepat mendapatkan jawaban atas berbagai pertanyaan.
Ketahui Di Mana Semuanya Berada Kapan Saja
Ini termasuk informasi elektronik dan kertas. Jika Anda menghargai waktu Anda, jangan sia-siakan untuk mencari hal-hal.
Pisahkan Tugas Anda Menjadi Empat Kategori:
-
Mendesak dan penting - seperti laporan keuangan dan akuntansi dengan tenggat waktu yang ketat dan mendekati.
Tidak mendesak dan penting - seperti berjejaring di dalam kelompok keuangan Anda, kelas pelatihan, dll.
Mendesak dan tidak penting - seperti pesan sporadis dari kotak masuk Anda dan "daftar tanggal jatuh tempo" untuk rapat klub.
Tidak mendesak dan tidak penting - seperti percakapan sepuluh menit dengan mesin penjual otomatis, memeriksa sepakbola fantasi, dll.
(Jelas, Anda harus menghabiskan sebanyak mungkin hari Anda pada kategori pertama.)
Delegasi, Delegasi, Delegasi
Inilah yang akan memisahkan Anda dari paket saat Anda naik dalam organisasi. Tangani tugas-tugas yang hanya dapat Anda jalankan. Ketika Anda mengasah keterampilan manajemen waktu Anda, Anda akan segera memiliki laporan langsung ditugaskan kepada Anda. Tetapkan tugas-tugas yang tidak perlu Anda tangani sendiri sebanyak mungkin. Anda hanya harus melakukan hal-hal yang benar-benar membutuhkan perhatian atau keahlian Anda.
Jangan Kelola Kepribadian Anda
Para profesional keuangan harus memiliki keterampilan manajemen waktu, tetapi mereka juga harus memiliki hubungan dan niat baik dengan kolega internal dan komunitas eksternal. Berfokus secara eksklusif pada waktu dapat membuat Anda tampak abrasif, yang akan menunda banyak orang ketika mereka ada di sekitar Anda, termasuk dalam pengaturan pengembangan sosial dan bisnis. Jika Anda tidak hati-hati, Anda akan berpikir bahwa Anda adalah guru manajemen waktu, tetapi Anda tidak akan menyadari cap "idiot sosial" di dahi Anda.
Keterampilan komunikasi, kepemimpinan, dan pengembangan bisnis sama pentingnya dengan keterampilan manajemen waktu. Ketika profesional keuangan bergerak dalam karir mereka, keterampilan manajemen waktu saja tidak akan lagi memadai dalam membantu mereka untuk mencapai tingkat berikutnya (yaitu, tingkat eksekutif).
Garis bawah
(Untuk lebih lanjut, baca Efisiensi Keuangan: Panduan Analis untuk Manajemen Waktu.)
