Setelah Anda memasukkan SPT, Anda mungkin merasa tidak ingin menyimpan semua dokumen - W-2, 1099, dan lainnya - atau bahkan memikirkan pajak. Tetapi ada beberapa dokumen yang ingin Anda simpan tanpa batas waktu. Melakukan praktik menjaga kertas yang Anda butuhkan untuk masa depan akan membayar penghematan pajak nanti. Ini adalah ikhtisar dari dokumen-dokumen itu dan mengapa Anda harus menyimpannya.
Salinan Pengembalian
IRS memiliki waktu terbatas untuk mengaudit pengembalian (umumnya tiga tahun dari tanggal jatuh tempo pengembalian). Namun, batas ini tidak berlaku jika IRS berpikir Anda tidak pernah mengajukan pengembalian. Jika IRS mengirimi Anda surat yang mengindikasikan Anda tidak pernah mengajukan, terserah Anda untuk membuktikan sebaliknya. Untuk melakukan ini, simpan salinan pengembalian Anda selamanya, bersama dengan bukti pengarsipan. Jenis bukti tergantung pada bagaimana Anda mengajukan pengembalian:
- Untuk pengembalian kertas: Tanda terima terdaftar atau bersertifikat atau slip dari operator pengiriman pribadi (misalnya, FedEx, UPS). Untuk pengembalian elektronik: Email yang mengakui pengembalian Anda diterima untuk diajukan. Jika Anda menggunakan perangkat lunak untuk mengarsipkan, email dihasilkan oleh perangkat lunak (mis., TurboTax mengirimi Anda email). Jika Anda menggunakan preparer berbayar, minta pengakuan dari preparer bahwa pengembalian Anda diterima untuk diajukan.
Hal yang sama berlaku untuk SPT negara. Simpan selamanya salinan pajak penghasilan negara, bersama dengan bukti pengajuan.
Dokumen untuk Rumah Anda
Bagi banyak orang, tempat tinggal pribadi adalah aset tunggal terbesar mereka, dan yang dapat menghasilkan tagihan pajak yang cukup besar ketika dijual. Undang-undang perpajakan memungkinkan hingga $ 250.000 keuntungan atas penjualan tempat tinggal utama ($ 500.000 untuk pelapor gabungan) jika persyaratan tertentu dipenuhi. Jika kondisi ini tidak terpenuhi - atau jika keuntungan melebihi batas dolar - hasil laba kena pajak. Untuk meminimalkan perolehan, akan sangat membantu untuk memaksimalkan basis rumah. Basis, yang dimulai dengan apa yang Anda bayar untuk rumah, dapat ditingkatkan dengan peningkatan modal, seperti penambahan, atap baru, peralatan, kolam renang di dalam tanah dan lansekap.
Semakin lama Anda memiliki rumah, semakin besar kemungkinan bahwa (a) harga yang Anda dapatkan ketika Anda menjual akan lebih tinggi dari apa yang Anda bayar dan (b) bahwa Anda telah memasukkan lebih banyak uang ke rumah untuk perbaikan. Temukan daftar peningkatan modal di mana Anda harus menyimpan tanda terima atau bukti pembayaran lainnya di IRS Publication 523 (pembaruan 2017 yang tidak dipublikasikan pada saat penulisan).
Selain perbaikan rumah, simpan pernyataan penyelesaian awal Anda dan makalah lain yang terkait dengan pembelian. Ini memungkinkan Anda untuk menambah basis biaya sebagai berikut:
- biaya abstrak (abstrak biaya judul) biaya untuk memasang layanan utilitas biaya ilegal (termasuk biaya untuk pencarian judul, menyiapkan kontrak penjualan dan menyiapkan akta) mencatat feessurvey transfer feesturvey atau pajak materai
Catat pengeluaran ini selama Anda memiliki rumah, dan kemudian setidaknya selama tiga tahun setelah Anda melaporkan pengembalian yang melaporkan penjualan. Periode tiga tahun dalam kebanyakan kasus adalah waktu di mana IRS dapat mempertanyakan posisi Anda.
Biaya Akuisisi untuk Properti
Seperti dalam kasus perbaikan rumah, Anda ingin menyimpan catatan terkait dengan properti lainnya - stok, rumah liburan, properti sewaan, atau karya seni. Sekali lagi, Anda perlu tahu apa yang Anda bayarkan untuk properti, termasuk komisi dan biaya akuisisi lainnya, sehingga Anda dapat memperoleh angka dengan benar ketika Anda menjual. Jika tidak, Anda mungkin harus membayar pajak lebih dari yang seharusnya dibayarkan (terserah pada Anda untuk membuktikan dasar pajak Anda jika IRS menantang pengembalian Anda).
Seperti dalam hal catatan yang terkait dengan rumah Anda, simpan catatan-catatan ini selama Anda memiliki properti tersebut, dan kemudian selama setidaknya tiga tahun setelah Anda mengajukan pengembalian yang melaporkan penjualan properti.
Catatan: Perusahaan pialang dan perusahaan reksadana sekarang diharuskan untuk memberikan informasi dasar tentang sekuritas tertentu (misalnya, saham yang diperoleh dari mereka sejak 2011). Namun, sebaiknya Anda menyimpan informasi ini jika Anda berganti perusahaan atau perusahaan bergabung dan catatan Anda hilang (itu terjadi).
Properti yang Diwarisi
Ketika Anda mewarisi properti, basis pajak Anda menjadi nilai properti pada tanggal kematian orang yang menyerahkannya kepada Anda (disebut stepped-up basis). Perkebunan besar (yang bernilai lebih dari $ 11.180.000 untuk yang sekarat pada tahun 2018) melaporkan nilai pada pengembalian pajak warisan federal (Formulir 706). Perkebunan yang lebih kecil mungkin harus melaporkan nilai properti pada formulir pajak kematian negara bahkan jika tidak ada pengembalian federal. Tanyakan pelaksana, administrator, atau perwakilan pribadi estate untuk informasi ini. (Undang-undang pajak yang baru menggandakan jumlah pengecualian dasar untuk pajak tanah dari sekitar $ 5 juta menjadi $ 10 juta.)
Untuk perkebunan yang tidak diharuskan mengajukan pengembalian seperti itu, terserah ahli waris untuk menentukan nilai, yang menjadi dasar properti. Jika Anda mewarisi sekuritas yang diperdagangkan secara publik, dapatkan nilainya untuk tanggal kematian. Jika Anda mewarisi realty, Anda mungkin ingin mendapatkan penilaian untuk saat kematian sehingga Anda dapat menunjukkan dasar Anda nanti. Sekali lagi, seperti halnya properti lainnya, simpan informasi ini selama Anda memiliki properti tersebut, ditambah periode saat IRS dapat mempertanyakan laporan penjualan Anda.
Garis bawah
Penyimpanan catatan mungkin tampak membosankan dan tidak praktis. Buat sistem penyimpanan catatan yang berfungsi untuk Anda. Sederhanakan makalah Anda dengan membuat catatan elektronik (mis., Pindai dokumen yang ingin Anda simpan dan simpan dalam file di laptop Anda, di flash drive atau di cloud).
Bahkan, menyimpan salinan catatan kunci Anda di cloud dan / atau di beberapa lokasi lain juga merupakan perlindungan penting. Laptop dan flash drive dapat macet atau hilang. Dan bahkan dengan catatan elektronik, simpan juga kertasnya, untuk berjaga-jaga. Ini bisa menyelamatkan Anda dari banyak masalah jika Anda - atau ahli waris Anda - membutuhkannya di masa depan.
