Daftar Isi
- Apa itu Formulir I-9?
- Mengisi Formulir I-9
- Garis bawah
Apa itu Formulir I-9?
Ketika Anda mempekerjakan karyawan baru, Anda harus memverifikasi bahwa orang tersebut secara hukum memenuhi syarat untuk bekerja di Amerika Serikat. Setelah Anda membuat tawaran pekerjaan (tetapi tidak sebelum), karyawan baru harus menunjukkan kelayakan untuk bekerja di AS dengan mengisi Formulir I-9, Verifikasi Kelayakan Ketenagakerjaan.
Sebagai pemberi kerja, Anda bertanggung jawab untuk melihat bahwa formulir ini dari Layanan Kewarganegaraan dan Imigrasi AS diisi oleh karyawan dan Anda. Simpan formulir dengan catatan pekerjaan Anda yang lain - jangan ajukan ke pemerintah.
(Untuk lebih lanjut tentang tanggung jawab pengusaha saat merekrut, lihat "8 Hal yang Tidak Diperbolehkan Pengusaha untuk Ditanyakan pada Anda.")
Mengisi Formulir I-9
Formulir I-9 dirancang untuk mendapatkan informasi dari karyawan baru yang menunjukkan kelayakan mereka untuk bekerja secara legal di AS. Tidak ada pekerja yang dikecualikan dari keharusan mengisi formulir.
Formulir I-9 terdiri dari tiga bagian:
1. Bagian I: Untuk Karyawan, Membangun Identitas
Bagian dari formulir ini diisi oleh karyawan. Ini termasuk informasi seperti nama lengkap karyawan, alamat, tanggal lahir, nomor Jaminan Sosial (jika berlaku), alamat email, dan nomor telepon (alamat email dan nomor telepon adalah opsional).
Bagian ini juga digunakan untuk membuktikan - di bawah hukuman sumpah palsu - bahwa orang tersebut secara hukum memenuhi syarat untuk bekerja di Amerika Serikat karena dia adalah:
- Warga negara yang bukan warga negara Amerika Serikat. Penduduk tetap yang sah secara hukum dan orang asing yang diizinkan bekerja di AS. Karyawan harus memasukkan tanggal kedaluwarsa untuk otorisasi ini, jika berlaku.
Seorang karyawan yang merupakan orang asing dan berwenang untuk bekerja harus memasukkan nomor registrasi orang asing ("A-number" yang merupakan nomor unik 7-, 8-, atau 9 digit yang ditugaskan untuk orang asing) atau nomor penerimaan Formulir I-94.
Karyawan harus menandatangani formulir dan memberi tanggal. Pernyataan palsu dapat mengakibatkan denda dan / atau penjara.
Beberapa karyawan mungkin memerlukan bantuan untuk mengisi formulir mereka. Jika karyawan tersebut di bawah umur atau cacat (atau membutuhkan terjemahan), orang yang membantu dalam mengisi formulir (penyusun dan / atau penerjemah) juga harus memasukkan nama dan alamatnya, serta menandatangani formulir (juga dengan hukuman) dari sumpah palsu).
2. Bagian II: Untuk Majikan, Meninjau Dokumen Karyawan
Bagian formulir ini diisi oleh pemberi kerja. Ini menjelaskan dokumen yang telah ditinjau oleh pemberi kerja untuk memverifikasi kelayakan pekerjaan. Majikan harus mengambil tindakan ini dalam waktu tiga hari sejak hari pertama kerja. Majikan dapat - tetapi tidak diharuskan - membuat salinan dokumen yang disajikan.
Ada tiga daftar dokumen yang bisa digunakan. Jenis dokumen yang digunakan menentukan bagian Bagian II yang harus diisi oleh pemberi kerja.
Daftar A: Dokumen-dokumen dalam daftar ini menetapkan identitas karyawan dan otorisasi pekerjaan. Seorang karyawan hanya perlu menunjukkan salah satu dari formulir berikut untuk memenuhi persyaratan dokumen:
- Paspor AS (atau kode paspor AS) Kartu penduduk tetap ("kartu hijau") atau kartu tanda terima pendaftaran orang asing (secara teknis, kartu hijau adalah Formulir I-551) Paspor asing dengan cap I-551 temporer Dokumen otorisasi pekerjaan yang berisi foto (Formulir I-766) Untuk orang asing yang bukan imigran yang berwenang untuk bekerja: paspor asing dan Formulir I-94 (atau 94A) dan pengesahan status non-imigran orang asing itu selama belum kadaluarsa Paspor dari Negara Federasi Mikronesia., Republik Kepulauan Marshall
Daftar B: Dokumen-dokumen dalam daftar ini menunjukkan identitas karyawan. Jika seorang karyawan tidak memiliki dokumen dari Daftar A, ia harus menghasilkan satu dokumen dari Daftar B, ditambah satu dokumen dari Daftar C (di bawah).
- Surat Ijin Mengemudi atau kartu identitas yang dikeluarkan oleh suatu negara (asalkan berisi ID foto dan informasi pribadi lainnya) ID sekolah dengan kartu registrasi pemilih fotoUU. kartu militer atau draft record. ID card yang tergantung pada militerU. Kartu Coast Guard Merchant Marine. Lisensi suku asli Amerika. Dokumen lisensi diterbitkan oleh otoritas pemerintah Kanada
Untuk anak di bawah umur (di bawah 18 tahun) yang tidak dapat membuat salah satu dokumen dalam Daftar B, dokumen alternatif yang dapat diterima untuk membuktikan identitas karyawan termasuk catatan sekolah atau kartu laporan; catatan klien, dokter, atau rumah sakit; atau catatan penitipan anak atau sekolah pembibitan.
Daftar C: Dokumen ini menetapkan otorisasi karyawan untuk bekerja di Amerika Serikat. Sekali lagi, jika karyawan tidak dapat menghasilkan dokumen dari Daftar A, ia harus memproduksinya dari Daftar B dan satu dari Daftar C.
- Kartu nomor rekening Jaminan Sosial (kecuali kartu itu mengatakan: tidak berlaku untuk pekerjaan, hanya berlaku untuk bekerja dengan otorisasi INS, atau hanya berlaku untuk bekerja dengan otorisasi DHS) Sertifikasi kelahiran di luar negeri yang dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri (Formulir FS-545) Sertifikasi laporan kelahiran yang dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri (Formulir DS-1350) Salinan asli atau salinan resmi akta kelahiran yang dikeluarkan oleh negara bagian, wilayah, otoritas kota, atau wilayah AS yang memiliki segel resmi. Dokumen asli suku Amerika Amerika. kartu tanda penduduk (Formulir I-197) Kartu Identitas untuk penggunaan warga negara di Amerika Serikat (Formulir I-179) Dokumen otorisasi ketenagakerjaan yang dikeluarkan oleh Departemen Keamanan Dalam Negeri
Seperti dalam kasus karyawan, pengusaha harus membuktikan di bawah sumpah bahwa mereka telah memeriksa dokumen yang diperlukan, percaya bahwa dokumen tersebut asli dan meyakini sepengetahuan mereka bahwa karyawan tersebut berwenang untuk bekerja di AS. Selain menandatangani bagian sertifikasi, pemberi kerja harus mencatat hari kerja pertama karyawan serta informasi pemberi kerja lainnya (nama bisnis, nama orang yang menandatangani formulir dan alamat bisnis).
3. Bagian III: Untuk Majikan, Ketika Mempekerjakan Kembali
Bagian dari formulir ini juga diisi hanya oleh pemberi kerja, tetapi hanya digunakan dalam hal verifikasi ulang ketika mempekerjakan kembali seorang karyawan. Jika seorang karyawan dipekerjakan kembali dalam waktu tiga tahun sejak tanggal I-9 asli, majikan dapat memilih untuk menyelesaikan bagian ini atau I-9 baru.
Jika perlu untuk menyelesaikan bagian ini, maka pemberi kerja hanya mencantumkan nama karyawan (atau nama baru jika karyawan memiliki perubahan nama) dan tanggal perekrutan kembali. Jika izin kerja sebelumnya telah berakhir tetapi sekarang telah diperpanjang, masukkan informasi tentang dokumen yang menetapkan izin tersebut (judul dokumen, nomor, dan tanggal kedaluwarsa izin kerja baru).
Seperti dalam kasus bagian lain, karyawan harus menandatangani di bawah hukuman sumpah palsu bahwa ia yakin dokumen yang disajikan asli dan bahwa karyawan tersebut berwenang untuk bekerja di Amerika Serikat.
Garis bawah
Pengusaha harus memiliki I-9 untuk tiga tahun setelah tanggal perekrutan atau satu tahun setelah tanggal berakhirnya pekerjaan. Dari waktu ke waktu, pemerintah federal dapat memeriksa catatan pekerjaan Anda. Jika Anda gagal menghasilkan I-9, Anda dapat dikenakan hukuman perdata dan / atau pidana. Temukan informasi lebih lanjut tentang I-9 dari “Buku Pegangan untuk Pengusaha: Petunjuk untuk Mengisi Formulir I-9”. Untuk pertanyaan lebih lanjut tentang I-9, Anda juga dapat berkonsultasi dengan pengacara hukum ketenagakerjaan.
(Pemilik bisnis mungkin juga tertarik "Mengisi 1099 Formulir" dan "Mengisi Formulir 4562, Langkah-demi-Langkah.")
