Apa itu Rencana Penggantian Biaya?
Istilah umum untuk beberapa jenis rencana yang mengganti biaya karyawan untuk berbagai jenis pengeluaran terkait pekerjaan. Biaya ini dapat mencakup biaya medis, mobil, perjalanan, makan dan hiburan. Rencana penggantian dilembagakan oleh pengusaha untuk memungkinkan mereka membayar jumlah yang lebih akurat dari biaya karyawan yang dikeluarkan, alih-alih harus memberikan tunjangan luas atau peningkatan kompensasi untuk menutupinya.
Memahami Rencana Penggantian
Rencana penggantian dapat dilakukan dalam berbagai bentuk, seperti rencana yang bertanggung jawab dan tidak bertanggung jawab, manfaat minimal, atau jarak tempuh mobil dan tunjangan perjalanan. Karyawan tidak dapat mengambil potongan pribadi dalam bentuk apa pun untuk pengeluaran yang ditanggung berdasarkan rencana penggantian. Karyawan harus menyerahkan catatan pengeluaran yang cukup terperinci melalui log atau kwitansi agar pemberi kerja dapat mengurangi reimbursement.
Publikasi IRS 535 , Pengeluaran Bisnis, menyatakan sebagai berikut: “Agar dapat dikurangkan, pengeluaran bisnis harus biasa dan perlu. Pengeluaran biasa adalah yang umum dan diterima di industri Anda. Biaya yang diperlukan adalah biaya yang membantu dan sesuai untuk perdagangan atau bisnis Anda. Pengeluaran tidak harus sangat diperlukan untuk dianggap perlu. ”
Negara-negara tertentu seperti California mengharuskan pengusaha untuk mengganti biaya yang masuk akal terkait pekerjaan karyawan, dan penggantian biaya apa pun yang diterima tidak harus dilaporkan sebagai upah atau pendapatan. Tetapi agar hal ini terjadi, pengusaha harus membuat terlebih dahulu rencana pertanggungjawaban tertulis, dan karyawan menyerahkan biaya yang terdokumentasi dengan baik berdasarkan rencana itu. Ini untuk memastikan bahwa catatan pengeluaran dipelihara dengan baik tepat waktu dan akurat. Banyak bisnis memiliki akuntan dan atau penasihat kerja yang mendukung pengeluaran dan memastikan pelaporan dan pengurangan yang benar.
Rincian beberapa contoh umum biaya tempat kerja yang akan membutuhkan penggantian majikan meliputi:
- Transportasi: Biaya perjalanan terkait pekerjaan apa pun, termasuk pengeluaran kendaraan, makanan, penginapan, makanan, dan biaya hiburan apa pun yang memenuhi kriteria yang dirinci dalam Publikasi IRS 463, Biaya Perjalanan, Hiburan, Hadiah, dan Mobil . Sejumlah besar pengusaha akan mengganti uang karyawan yang menggunakan kendaraan pribadi mereka untuk tujuan bisnis, pada tingkat jarak tempuh standar, yang ditetapkan oleh IRS, setiap tahun. Misalnya, tarif mileage federal standar untuk bisnis di 2017 adalah 53, 5 sen per mil. Umumnya, biaya perjalanan rutin antara rumah dan tempat kerja karyawan tidak dianggap dapat diganti. Persediaan: Barang-barang penting yang dibeli oleh seorang karyawan dapat diganti dengan biaya, dengan ketentuan bahwa uang itu diganti berdasarkan suatu rencana yang bertanggung jawab. Makanan dan Hiburan: Biaya makan dan hiburan yang dikeluarkan dalam rumah pajak karyawan dapat diganti, tetapi hanya jika makanan / hiburan yang dimaksud memiliki tujuan bisnis yang dapat diperlihatkan.
