Apa itu Digital Transaction Management (DTM)
Digital Transaction Management (DTM) menggunakan sistem komputer daripada kertas untuk mengelola perjanjian bisnis dengan cara yang cepat, akurat dan aman. DTM adalah layanan berbasis cloud digital 100% yang mempercepat proses penandatanganan kontrak dan mengurangi jumlah kesalahan yang dapat dibuat sepanjang jalan karena dokumen dapat ditandatangani dan dikirim secara online secara langsung daripada harus dicetak, ditandatangani secara fisik, dipindai dan diemail, atau dikembalikan melalui pos.
Breaking Down Digital Transaction Management (DTM)
Teknologi DTM menciptakan tanda tangan digital yang sangat aman dan terautentikasi, menjadikannya lebih dapat ditegakkan secara hukum daripada tanda tangan tradisional. Selain itu, karena berbasis cloud, DTM memungkinkan perusahaan mengakses dokumen utama dan melakukan bisnis kapan saja, di mana saja, dan di perangkat apa pun.
Manfaat Manajemen Transaksi Digital
DTM menguntungkan organisasi dengan mengurangi waktu transaksi dan meningkatkan pengalaman pelanggan. Standar industri untuk DTM disebut xDTM, dan memiliki persyaratan untuk privasi, keamanan, universalitas, skalabilitas, ketersediaan, keberlakuan, keterbukaan, dan kepatuhan. Chief information officer (CIO) dan eksekutif dari perusahaan seperti DocuSign, Microsoft, FedEx, Intel, dan UPS membantu mengelola standar ini. DTM mengharuskan pakar industri untuk membuat dan menerapkan praktik terbaik bagi para praktisi di berbagai bidang, dari dokter hingga pengacara hingga pekerja pemerintah. Misalnya, ketika DTM digunakan dalam pengaturan layanan kesehatan, standar privasi mungkin sangat penting, sedangkan di bidang keuangan, standar keamanan mungkin mendapatkan tagihan tertinggi.
Setiap aspek bisnis dapat menuai manfaat DTM.
- Dalam penjualan, dapat digunakan untuk perjanjian kompensasi, perjanjian rujukan, pendaftaran pelanggan baru, dan perjanjian syarat dan ketentuan. Departemen sumber daya manusia dapat menggunakannya untuk dokumen sewa baru, perjanjian pengungkapan rahasia, dan formulir penggajian. Departemen keuangan dapat menggunakannya untuk pemrosesan faktur, transfer aset, dan akun pensiun. Dalam TI, ini dapat digunakan untuk manajemen akses dan otorisasi pemeliharaan. Tim hukum dapat menggunakan DTM untuk manajemen kontrak dan kepatuhan internal. Staf pembelian dapat menggunakannya untuk pesanan pembelian dan laporan kerja.
Manajemen Transaksi Digital dalam Praktek
Bisnis dapat lebih mudah mengadopsi DTM jika mereka mengalihkan proses kertas yang ada ke proses digital sepenuhnya dari awal hingga selesai. Proses berbasis kertas, sementara lebih akrab dan nyaman bagi banyak pengguna, tidak seaman atau dapat diandalkan seperti yang dipikirkan beberapa pengguna. Dokumen kertas bisa hilang, tidak aman, dan sulit dikendalikan. Sebuah perusahaan dapat memilih untuk mengimplementasikan DTM dalam satu departemen atau mengimplementasikannya di seluruh perusahaan.
DocuSign, Adobe dan VASCO Data Security (sebelumnya Silanis) adalah tiga pemain utama di pasar DTM. Semua berspesialisasi dalam tanda tangan digital. Perusahaan DTM besar lainnya termasuk Box, yang menyediakan penyimpanan cloud, kolaborasi tim, dan otomatisasi alur kerja untuk bisnis; Fluix, yang menyimpan file, memfasilitasi kolaborasi dokumen, dan mengkonversi dokumen kertas menjadi file digital, selain menawarkan tanda tangan elektronik; dan MiForms, yang membantu karyawan mengumpulkan data, GPS, foto, barcode, dan tanda tangan di lapangan. Ada sejumlah perusahaan DTM lain sehingga pengguna potensial harus melakukan perbandingan biaya dan fitur, yang sering berubah. Beberapa perusahaan melayani bisnis kecil sementara yang lain fokus pada solusi tingkat perusahaan. Cara praktis memeriksa penyedia adalah melihat siapa yang mereka daftarkan sebagai pelanggan.
