Enterprise Resource Planning (ERP) adalah metodologi berorientasi proses yang mengintegrasikan sistem yang digunakan di berbagai departemen perusahaan, memungkinkan aliran informasi yang mudah dan seragam di bawah kendali yang ditentukan, dibantu oleh penggunaan aplikasi perangkat lunak dan praktik terbaik yang ditetapkan.
Artikel ini menjelaskan alat yang digunakan dalam ERP dan karakteristiknya untuk berbagai fungsi yang mereka layani. Untuk lebih memahami alat, mari kita mulai dengan persyaratan fungsional.
Apa yang dibutuhkan dari sistem ERP?
Setiap sistem ERP pada dasarnya perlu memenuhi persyaratan fungsional berikut.
- Itu harus berupa sistem terpadu, dengan aplikasi dan antarmuka yang mudah digunakan, yang bekerja secara lancar di berbagai departemen dengan akses terkontrol yang diperlukan. Basis data umum (atau beberapa basis data bersama) dapat diakses melalui berbagai aplikasi. Mencari dan melaporkan utilitas untuk menghasilkan laporan berdasarkan berbagai parameter (seperti "semua pesanan yang belum dikirim pada kemarin dalam kategori 'mainan'") Skalabilitas, penyesuaian, dan integrasi modul ad hoc yang mudah, sesuai kebutuhan
Alat yang memenuhi persyaratan ERP:
Untuk memenuhi kebutuhan persyaratan fungsional yang disebutkan di atas, alat dan aplikasi berikut wajib diintegrasikan ke dalam sistem ERP.
Penyimpanan data dan manajemen informasi dengan alur kerja yang mapan di berbagai departemen dan fungsi merupakan tulang punggung sistem ERP. Berbagai solusi dan alat tersedia untuk penyimpanan data, yang mencakup basis data relasional dari perusahaan seperti Oracle, Sybase, DB2, dan penawaran gratis sumber terbuka seperti Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby, dll. Alat manajemen informasi lainnya mungkin mencakup Content Management Systems (CMS) dan aplikasi repositori.
Bergantung pada industri dan fungsi yang diperlukan, yang sesuai harus dipilih. Pabrikan dapat menemukan basis data transaksional seperti Oracle atau MySQL agar lebih relevan ketika data berbasis transaksi bergerak melalui berbagai status (dari manufaktur ke inventaris ke order capture ke penjualan ke status suplai). Di sisi lain, perusahaan penulisan konten online dapat menemukan sistem penyimpanan CMS dengan kontrol versi yang lebih sesuai dengan kebutuhan mereka.
Basis data atau repositori dapat berupa yang terpusat tunggal, atau multipel dengan aliran data otomatis dari satu basis data ke basis data lainnya. Alur kerja yang ditentukan memastikan perpindahan data yang mulus. Database dapat di-host secara lokal atau jarak jauh, atau bahkan di cloud.
· Aplikasi dan antarmuka dengan kontrol izin yang sesuai:
Penyimpanan dan pengelolaan data memerlukan akses hanya baca atau pengeditan untuk memproses data. Setelah barang diproduksi, barang tersebut harus ditandai sebagai persediaan siap. Departemen manajemen stok kemudian memperbaruinya sebagai siap dijual. Setelah pembelian, item tersebut harus diperbarui ke status penjualan dan seterusnya. Untuk mencapai hal ini, aplikasi dan antarmuka yang mudah digunakan membuat bagian integral dari sistem ERP mana pun yang juga memiliki kontrol dan izin yang jelas. Untuk misalnya, begitu suatu barang ditandai sebagai dijual, hanya operator departemen logistik yang dapat memperbaruinya lebih lanjut, sedangkan yang dari departemen manufaktur atau inventaris harus mendapatkan akses hanya akses tampilan.
Demikian pula, untuk alat ERP penulisan konten, setelah penulis mengirimkan konten ke editor untuk ditinjau, hanya editor yang dapat memodifikasinya, untuk menghindari duplikasi dan konflik konten.
Untuk mengaktifkan kontrol berbasis aplikasi, aplikasi dan antarmuka seperti itu, setiap solusi ERP yang mungkin berbasis browser, instalasi desktop atau aplikasi tablet / seluler. Tim manufaktur di lokasi yang stasioner akan lebih memilih antarmuka berbasis desktop, sementara tim penjualan yang terus bergerak akan mendapat manfaat dari antarmuka berbasis browser atau aplikasi seluler.
Sistem ERP terdiri dari beberapa modul dan repositori data di mana pembaruan dan tindakan data mengikuti urutan yang ditentukan secara logis berdasarkan kebutuhan bisnis. Ini merupakan alur kerja. Alur kerja dapat dianggap sebagai pikiran yang mengendalikan berbagai fungsi tubuh (aliran darah, udara, makanan dan persediaan lain, gerakan bagian tubuh, dll.). Alur kerja yang terdefinisi dengan jelas dengan akses yang sesuai di berbagai tingkatan adalah bagian penting dari setiap solusi ERP.
Alat yang biasa digunakan diimplementasikan dalam kerangka kerja ERP termasuk Agiloft Workflow, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Business Management, SimpleECM, dll.
Tingkat manajemen, tingkat departemen, tingkat tim atau pembuatan laporan tingkat individu adalah persyaratan penting lainnya untuk sistem ERP. Biasanya tersedia dalam bentuk dasbor (dengan tampilan data waktu nyata - menampilkan info seperti pesanan yang diterima tetapi belum dikirim, pembayaran gagal minggu lalu, dll.) Atau laporan yang dapat disesuaikan yang dihasilkan dengan kata umum atau data- mengedit aplikasi seperti spreadsheet.
Sebagian besar alat pelaporan dan dasbor beroperasi secara waktu nyata (atau dengan jeda waktu minimal). Seperti aplikasi yang digunakan oleh departemen untuk pembaruan data, alat pelaporan / tampilan dasbor ini tersedia sebagai instalasi berbasis browser atau desktop. Mereka juga menyertakan fitur pelaporan akhir hari yang menawarkan email laporan dengan grafik / grafik / tabel sebagai lampiran Microsoft Excel atau Word.
· Alat Komunikasi:
Dalam sistem apa pun yang bekerja lintas banyak departemen, komunikasi wajib dilakukan. Sistem ERP memfasilitasi ini dengan menawarkan alat untuk pembuatan surat otomatis berbasis aksi, pesan instan, obrolan atau fitur siaran umum di tingkat individu dan kelompok. Katakanlah begitu pesanan ditandai sebagai "Siap Dikirim", pengirim otomatis harus dipicu ke departemen logistik untuk memulai proses pengiriman; Atau jika dapur toko pizza mengalami masalah, pesan siaran umum dapat dikirim ke semua departemen lain untuk berhenti menerima pesanan lebih lanjut.
Fungsi perpesanan instan lebih lanjut (seperti yang dari Lync, Chatter atau Yammer) digabungkan untuk memungkinkan komunikasi yang mudah dan instan.
Selain alat-alat di atas yang merupakan bagian integral dari setiap sistem ERP, ada yang tambahan yang dapat diintegrasikan berdasarkan kebutuhan:
Banyak alat analitis dapat diintegrasikan dalam sistem ERP untuk intelijen bisnis, analisis prediktif, penambangan data, dan analisis terkait. Alat analisis ini digunakan untuk mendapatkan wawasan berharga untuk membuat keputusan bisnis strategis berdasarkan data yang tersedia (seperti melacak perilaku konsumen di sekitar liburan belanja, hasil komparatif untuk produk di rak berwarna merah yang memiliki penjualan lebih banyak daripada yang ada di rak berwarna biru, dll.)
· Alokasi Sumber Daya & Alat Penjadwalan Tugas:
Sistem ERP juga dapat mengintegrasikan alat untuk mengalokasikan sumber daya lintas departemen dan tugas (untuk industri padat karya). Alat-alat ini bekerja berdasarkan prinsip sederhana dari waktu yang ditentukan yang diambil oleh tugas / proyek terhadap jadwal ketersediaan sumber daya. Pada penyelesaian tugas, sumber daya secara otomatis diberikan tugas baru yang sesuai dengan keahliannya, atau dimasukkan ke dalam kumpulan untuk tugas berikutnya. Alat memiliki fungsi untuk intervensi manual di tingkat pengawas jika tugas ditunda. Manfaat termasuk visibilitas yang jelas tentang beban kerja saat ini dan masa depan, pemanfaatan sumber daya yang optimal, mengeksplorasi kemungkinan otomatisasi, dll.
· Fitur tambahan lainnya: Sistem ERP dapat mengintegrasikan modul untuk Manajemen Sumber Daya Manusia, Manajemen Proyek, sistem Pelacakan Waktu, Manajemen Dokumen, dll., Sesuai kebutuhan bisnis. Ada sejumlah besar alat yang tersedia khusus untuk setiap jenis industri dan fungsi, dan vendor ERP memberikan bantuan kepada klien yang tertarik untuk memilih yang paling cocok. Internet selalu tersedia untuk membantu diri sendiri dalam mendapatkan informasi yang diperlukan.
Intinya:
ERP adalah kerangka kerja yang kompleks untuk diimplementasikan dan biasanya membutuhkan vendor khusus untuk implementasi. Dua hambatan besar yang diidentifikasi dengan implementasi ERP adalah biaya tinggi dan kegagalan untuk mematuhi praktik terbaik. Sementara biaya dapat dikurangi sampai batas tertentu dengan penilaian hati-hati dari vendor yang berbeda dan penilaian alat open-source gratis, tantangan kegagalan lainnya karena kurangnya kepatuhan terhadap praktik terbaik dapat dikurangi dengan pelatihan terfokus kepada karyawan. Penilaian yang tepat pada tahap awal, bermitra dengan vendor dengan keahlian yang tepat dan memperjelas persyaratan sejak awal akan membantu implementasi alat ERP yang efisien dan berhasil. (Untuk bacaan terkait, lihat "Studi Kasus Perencanaan Sumber Daya Perusahaan yang Sukses")
