Apa itu Pengadaan?
Pengadaan adalah tindakan untuk mendapatkan barang atau jasa, biasanya untuk tujuan bisnis. Pengadaan paling sering dikaitkan dengan bisnis karena perusahaan perlu meminta layanan atau membeli barang, biasanya dalam skala yang relatif besar.
Pengadaan umumnya mengacu pada tindakan pembelian terakhir tetapi juga dapat mencakup proses pengadaan secara keseluruhan yang dapat sangat penting bagi perusahaan yang mengarah pada keputusan pembelian akhir mereka. Perusahaan dapat berada di kedua sisi proses pengadaan sebagai pembeli atau penjual meskipun di sini kami terutama berfokus pada sisi perusahaan yang meminta.
Bagaimana Cara Kerja Pengadaan
Proses pengadaan dan pengadaan dapat membutuhkan sebagian besar sumber daya perusahaan untuk dikelola. Anggaran pengadaan biasanya memberi manajer nilai tertentu yang bisa mereka pakai untuk membeli barang atau jasa yang mereka butuhkan. Proses pengadaan sering kali merupakan bagian penting dari strategi perusahaan karena kemampuan untuk membeli bahan atau layanan tertentu dapat menentukan apakah operasi akan menguntungkan.
Dalam banyak kasus, proses pengadaan akan ditentukan oleh standar perusahaan yang seringkali dipusatkan oleh kontrol dari divisi akuntansi hutang dagang. Proses pengadaan meliputi persiapan dan pemrosesan permintaan serta penerimaan akhir dan persetujuan pembayaran.
Secara komprehensif, ini dapat melibatkan perencanaan pembelian, standar, penentuan spesifikasi, penelitian pemasok, seleksi, pembiayaan, negosiasi harga, dan pengendalian persediaan. Dengan demikian, banyak perusahaan besar mungkin memerlukan dukungan dari beberapa area perusahaan yang berbeda untuk pengadaan yang sukses.
Kepala Petugas Pengadaan
Beberapa perusahaan bahkan dapat memilih untuk mempekerjakan kepala bagian pengadaan untuk memimpin upaya ini. Seorang kepala petugas pengadaan dapat mengawasi penetapan standar pengadaan, bekerja dengan utang dagang untuk memastikan integrasi standar pengadaan dan pembayaran yang efisien, dan melayani di tim pengadaan yang membuat keputusan pengadaan ketika ada beberapa penawaran kompetitif.
Secara keseluruhan, biaya pengadaan akan diintegrasikan ke dalam akuntansi keuangan suatu bisnis karena pengadaan melibatkan perolehan barang dan / atau jasa untuk tujuan pendapatan bisnis.
Secara komprehensif, pengadaan dapat melibatkan dukungan dari beberapa area perusahaan.
Akuntansi Keuangan
Proses pengadaan dapat dibagi dan dianalisis dari beberapa sudut. Perusahaan dan industri akan memiliki cara berbeda dalam mengelola pengadaan biaya langsung dan tidak langsung. Perusahaan barang, dibandingkan dengan perusahaan jasa, juga akan memiliki cara berbeda dalam mengelola biaya.
Biaya Pengadaan Langsung vs. Tidak Langsung
Pengeluaran langsung mengacu pada segala sesuatu yang berkaitan dengan harga pokok penjualan dan produksi, termasuk semua barang yang merupakan bagian dari produk jadi. Untuk perusahaan manufaktur, ini dapat berkisar dari bahan baku hingga komponen dan suku cadang. Untuk perusahaan merchandising, ini akan termasuk biaya pembelian barang dagangan dari pedagang grosir untuk penjualan.
Untuk perusahaan berbasis layanan, biaya langsung terutama akan menjadi biaya tenaga kerja per jam dari karyawan yang melakukan layanan. Pengadaan barang-barang yang berkaitan dengan harga pokok penjualan secara langsung mempengaruhi laba kotor perusahaan.
Sebaliknya, pengadaan tidak langsung melibatkan pembelian yang tidak terkait dengan produksi. Ini adalah pembelian yang digunakan perusahaan untuk memfasilitasi operasinya. Pengadaan tidak langsung dapat melibatkan berbagai pembelian termasuk perlengkapan kantor, materi pemasaran, kampanye iklan, layanan konsultasi, dan banyak lagi. Perusahaan umumnya akan memiliki anggaran dan proses yang berbeda untuk mengelola biaya langsung dibandingkan dengan biaya tidak langsung.
Akuntansi Pengadaan Barang vs. Jasa
Pengadaan merupakan bagian dari proses pengeluaran untuk semua jenis perusahaan, tetapi perusahaan barang dan jasa bertanggung jawab atas pendapatan dan biaya yang berbeda. Dengan demikian, akuntansi untuk barang yang dibeli juga akan berbeda dari akuntansi untuk layanan yang dibeli.
Perusahaan yang berfokus pada barang perlu berurusan dengan pengadaan barang-barang tersebut sebagai persediaan. Perusahaan-perusahaan ini menempatkan banyak kepentingan di bidang ini pada manajemen rantai pasokan. Perusahaan berbasis layanan menyediakan layanan sebagai penghasil pendapatan utama mereka sehingga mereka tidak perlu terlalu bergantung pada rantai pasokan untuk inventaris meskipun mereka mungkin perlu membeli barang untuk layanan berbasis teknologi.
Secara umum, biaya penjualan untuk banyak perusahaan jasa didasarkan pada biaya tenaga kerja per jam dari karyawan yang menyediakan layanan sehingga pengadaan sebagai biaya langsung bukan merupakan faktor utama. Namun, perusahaan berbasis layanan biasanya akan memiliki biaya tidak langsung relatif lebih tinggi karena mereka biasanya menangani pengadaan mereka sendiri sebagai biaya tidak langsung melalui pemasaran.
Pengambilan Kunci
- Pengadaan adalah tindakan untuk memperoleh barang atau jasa. Pengadaan bisnis membutuhkan persiapan, permintaan, dan pemrosesan pembayaran, yang biasanya melibatkan beberapa area perusahaan. Biaya pengadaan dapat dikelompokkan ke dalam beberapa kategori berbeda, tergantung pada permintaan pengadaan. Penawaran kompetitif biasanya merupakan bagian dari proses pengadaan skala besar yang melibatkan banyak penawar.
Pertimbangan Khusus: Penawaran Kompetitif
Penawaran kompetitif adalah bagian dari sebagian besar penawaran bisnis yang melibatkan beberapa penawar. Proses penawaran kompetitif untuk barang biasanya lebih disederhanakan daripada untuk layanan. Pengadaan juga merupakan istilah yang digunakan untuk membeli barang dan jasa atas nama pemerintah yang memiliki proses dan persyaratan penawaran sendiri.
Penawaran kompetitif untuk semua jenis barang umumnya melibatkan proposal yang merinci harga per unit, pengiriman, dan persyaratan pengiriman. Penawaran kompetitif untuk pengadaan layanan dapat menjadi lebih kompleks karena dapat melibatkan banyak hal termasuk individu yang terlibat, layanan teknologi, prosedur operasional, layanan klien, pelatihan, biaya layanan, dan banyak lagi.
Dalam setiap kasus, pengacara penawaran memilih pemasok yang ingin mereka tangani berdasarkan aspek bisnis operasional maupun biaya. Pengacara kemudian bertanggung jawab untuk menghitung pengeluaran tergantung pada barang atau jasa yang disepakati. Instansi pemerintah dan perusahaan besar dapat memilih untuk meminta proposal pengadaan secara tahunan atau terjadwal untuk memastikan bahwa mereka terus mempertahankan hubungan terbaik untuk bisnis mereka.
