Apa Pembayaran Per Diem?
Pembayaran per diem adalah tunjangan harian yang dibayarkan kepada karyawan untuk menutupi biaya yang dikeluarkan saat dalam perjalanan bisnis. Pengeluaran bisnis biasanya mencakup akomodasi, transportasi, makanan, dan biaya tak terduga lainnya. Per diem — istilah Latin untuk "per hari" —dapat juga merujuk pada sistem kompensasi struktural di mana seorang karyawan dibayar berdasarkan hari, dibandingkan dengan per jam atau per bulan.
Pengambilan Kunci
- Pembayaran per diem adalah tunjangan harian yang dibayarkan kepada karyawan untuk menutupi biaya yang dikeluarkan saat dalam perjalanan bisnis. Pembayaran diem berguna ketika karyawan memungut biaya bisnis tahunan seperti akomodasi, makan, perjalanan, dan sebagainya. Perusahaan dapat menawarkan per diem dalam bentuk kartu kredit perusahaan, cakupan biaya penuh atau sebagian, atau tarif harian tetap. Sebagian besar perusahaan menggunakan tarif standar yang ditetapkan oleh pemerintah federal sebagai pedoman untuk per diem mereka.
Memahami Pembayaran Per Diem
Pembayaran per diem berguna untuk beberapa peran pekerjaan yang membutuhkan perjalanan yang luas, yang menyebabkan karyawan menghabiskan biaya bisnis tahunan seperti akomodasi, makan, perjalanan, dan sebagainya. Perusahaan memiliki sistem yang berbeda untuk menutup biaya ini:
- Kartu kredit perusahaan: Beberapa perusahaan mengeluarkan kartu kredit untuk karyawan mereka. Ini memungkinkan mereka untuk segera membayar pengeluaran bisnis saat bekerja tanpa harus mengeluarkan biaya sendiri. Cakupan biaya penuh atau sebagian: Sementara beberapa perusahaan menutup biaya karyawan secara penuh, beberapa perusahaan hanya menawarkan pembayaran per diem untuk biaya sebagian - khusus untuk hal-hal seperti penginapan, makanan, dan perjalanan. Jumlah tetap: Banyak perusahaan memberi karyawan mereka tarif harian tetap yang spesifik. Karyawan diharapkan untuk menutupi semua atau sebagian dari biaya mereka dengan ini per diem.
Pembayaran per diem juga mengacu pada struktur kompensasi yang diterima oleh beberapa pekerja. Pekerja dengan struktur per diem menerima upah mereka dari hari ke hari atau berdasarkan jumlah pekerjaan yang dilakukan. Jenis pekerja ini biasanya menggunakan kontrak sementara atau jangka pendek, sebagai lawan dari pekerjaan penuh waktu. Pekerja kesehatan dan guru pengganti adalah contoh pekerja pada jadwal pembayaran harian.
Pertimbangan Khusus
Per diem untuk sebagian besar pegawai pemerintah federal ditetapkan oleh Administrasi Layanan Umum AS (GSA). Perusahaan dengan kebijakan pembayaran per diem untuk pengeluaran bisnis menggunakan tarif federal per diem ini sebagai pedoman. Tarif standar untuk perjalanan domestik dan internasional berlaku 1 Oktober setiap tahun. Meskipun tarif yang ditetapkan oleh pemerintah AS didasarkan pada biaya hidup di kota perusahaan, tarifnya mungkin lebih tinggi atau lebih rendah dari tarif standar.
Pembayaran per diem lebih besar dari tarif standar mengharuskan karyawan membayar pajak atas jumlah berlebih. Kelebihan pembayaran termasuk dalam Kotak 12 dari Formulir W-2. Kegagalan untuk mengajukan laporan pengeluaran bisnis dengan majikan dalam waktu 60 hari umumnya menghasilkan pembayaran pajak atas pembayaran penuh per diem.
Karyawan diharuskan membayar pajak dalam jumlah berapa pun di atas tarif standar per diem.
Pembayaran per diem bukan bagian dari upah karyawan jika pembayarannya sama dengan atau kurang dari tarif federal per diem dan karyawan tersebut memberikan laporan pengeluaran bisnis kepada atasannya. Pembayaran biasanya dihitung sebagai pendapatan yang tidak dapat ditarik kembali oleh karyawan dan ditunjukkan secara terpisah dari penghasilan kena pajak pada Formulir W-2. Laporan pengeluaran bisnis harus diserahkan kepada majikan dalam waktu 60 hari setelah kesimpulan perjalanan dan harus merinci tujuan perjalanan, tanggal, dan lokasi, bersama dengan tanda terima untuk pengeluaran yang ditanggung sendiri.
Per Diem untuk Individu Wiraswasta
Individu wiraswasta hanya dapat menggunakan tarif per diem untuk biaya makan. Seperti karyawan lainnya, wiraswasta harus menyimpan catatan laporan pengeluaran yang menunjukkan tanggal, lokasi, dan tujuan perjalanan bisnis. Menyimpan kwitansi mungkin juga diperlukan, meskipun dalam kasus di mana kwitansi tersebut tidak, masih merupakan ide bagus untuk menyimpannya.
Jenis Pembayaran Per Diem
Perusahaan menangani pembayaran per diem secara berbeda. Seperti disebutkan di atas, mereka dapat mengeluarkan kartu kredit, menutupi pengeluaran penuh atau sebagian, menawarkan tingkat bunga tetap, atau mengharuskan karyawan untuk menutup biaya keluar dari kantong untuk penggantian di kemudian hari.
Pembayaran per diem dapat mencakup pengeluaran bisnis secara penuh atau sebagian. Perusahaan dapat menggunakan tarif per diem untuk penginapan dan makan, atau tarif per diem untuk menutup makanan saja. Sebagian per diem, misalnya, dapat berjumlah total $ 100 untuk menutupi makan saja, sementara biaya penginapan dan ongkos tak terduga dibayar sendiri. Beberapa perusahaan melakukan pembayaran per diem dengan melakukan cek kepada karyawan sebagai indikasi bahwa itu terpisah dari pendapatan karyawan.
Tarif Tetap
Bisnis yang menerapkan metode fixed per diem untuk pengeluaran bisnis biasanya membayar karyawan sejumlah tetap per hari. Sebagai contoh, pembayaran per diem untuk konsultan teknologi informasi (TI) yang bekerja selama seminggu di kota lain bisa menjadi $ 200 per hari— $ 100 untuk akomodasi, $ 50 untuk makanan, dan $ 50 untuk biaya tak terduga.
Biaya tak terduga adalah biaya yang tidak secara spesifik diidentifikasi tetapi ditentukan atas kebijakan karyawan. Biaya tak terduga dapat mencakup biaya transportasi, layanan binatu, internet, layanan kamar, tip untuk server, dan sebagainya. Jika seorang karyawan menggunakan mobil pribadinya dalam perjalanan bisnis, mereka akan diganti sesuai dengan tarif penggantian jarak tempuh Internal Revenue Service (IRS) — tarif opsional yang digunakan untuk menghitung biaya yang dapat dikurangkan dari pengoperasian kendaraan untuk tujuan bisnis.
Biaya Keluar dari Saku
Dalam kasus-kasus di mana karyawan diharuskan membayar untuk pengeluaran mereka dimuka dan dengan biaya sendiri, perusahaan biasanya meminta mereka untuk mengajukan klaim. Jika klaim disetujui untuk pengeluaran out-of-pocket, perusahaan mengeluarkan penggantian karyawannya untuk biaya bisnis. Metode ini jauh lebih memakan waktu, karena mengharuskan staf untuk meninjau klaim dan penerimaan, untuk menyetujui atau menolak permintaan penggantian, dan untuk mengeluarkan pembayaran kepada karyawan.
Manfaat Pembayaran Per Diem
Perusahaan yang menggunakan pembayaran di muka per diem dan / atau kartu kredit perusahaan menghemat waktu dan kerumitan menyimpan dan mengajukan kwitansi. Jika pembayaran telah dicakup per diem dan biayanya di bawah jumlah per diem, pembayaran disetujui tanpa perlu dokumentasi. Jika biaya makan yang dialokasikan karyawan adalah $ 100 per hari, jumlah apa pun yang dihabiskan sama dengan atau di bawah $ 100 untuk makanan per hari tidak perlu kwitansi bisnis. Namun, karyawan membelanjakan lebih dari jumlah ini untuk makanan, kwitansi harus diajukan ke departemen sumber daya manusia (SDM).
Apa yang terjadi dengan uang berlebih? Karyawan dapat menyimpan uang yang tidak terpakai. Ini bisa berfungsi sebagai insentif untuk pengeluaran hemat pada bagian dari karyawan yang suka menghemat uang.