Daftar Isi
- 1. Orang-orang AIS
- 2. Prosedur dan Instruksi
- 3. Data AIS
- 4. Perangkat Lunak AIS
- 5. Infrastruktur TI
- 6. Kontrol Internal
- Bagaimana AIS Bekerja Dalam Kehidupan Nyata
- Garis bawah
Sistem informasi akuntansi (AIS) adalah struktur yang digunakan bisnis untuk mengumpulkan, menyimpan, mengelola, memproses, mengambil dan melaporkan data keuangannya sehingga dapat digunakan oleh akuntan, konsultan, analis bisnis, manajer, chief financial officer (CFOs), auditor, regulator, dan agen pajak.
Akuntan yang terlatih secara khusus bekerja secara mendalam dengan AIS untuk memastikan tingkat akurasi tertinggi dalam transaksi keuangan dan penyimpanan catatan perusahaan, serta membuat data keuangan mudah tersedia bagi mereka yang secara sah membutuhkan akses ke sana — semuanya tetap menjaga data tetap utuh dan aman.
Sistem informasi akuntansi umumnya terdiri dari enam komponen utama: orang, prosedur dan instruksi, data, perangkat lunak, infrastruktur teknologi informasi, dan kontrol internal. Mari kita lihat setiap komponen secara detail.
Pengantar Sistem Informasi Akuntansi
1. Orang-orang AIS
Orang-orang dalam AIS hanyalah pengguna sistem. Profesional yang mungkin perlu menggunakan AIS organisasi termasuk akuntan, konsultan, analis bisnis, manajer, chief financial officer, dan auditor. AIS membantu berbagai departemen dalam perusahaan bekerja bersama.
Misalnya, manajemen dapat menetapkan sasaran penjualan yang kemudian dapat dipesan oleh staf dalam jumlah persediaan yang sesuai. Pesanan persediaan memberitahu departemen akuntansi tentang hutang baru. Ketika penjualan dilakukan, tenaga penjualan dapat memasukkan pesanan pelanggan, akuntansi dapat menagih pelanggan, gudang dapat merakit pesanan, departemen pengiriman dapat mengirimkannya, dan departemen akuntansi akan diberitahu tentang piutang baru. Departemen layanan pelanggan kemudian dapat melacak pengiriman pelanggan dan sistem dapat membuat laporan penjualan untuk manajemen. Manajer juga dapat melihat biaya persediaan, biaya pengiriman, biaya produksi dan sebagainya.
Dengan AIS yang dirancang dengan baik, semua orang di dalam organisasi yang berwenang melakukannya dapat mengakses sistem yang sama dan mendapatkan informasi yang sama. AIS juga menyederhanakan mendapatkan informasi kepada orang-orang di luar organisasi, bila perlu.
Misalnya, konsultan dapat menggunakan informasi dalam SIA untuk menganalisis efektivitas struktur penetapan harga perusahaan dengan melihat data biaya, data penjualan, dan pendapatan. Selain itu, auditor dapat menggunakan data untuk menilai kontrol internal, kondisi keuangan, dan kepatuhan terhadap Sarbanes-Oxley Act (SOX).
AIS harus dirancang untuk memenuhi kebutuhan orang-orang yang akan menggunakannya. Sistem juga harus mudah digunakan dan harus ditingkatkan, tidak menghambat efisiensi.
2. Prosedur dan Instruksi
Prosedur dan instruksi AIS adalah metode yang digunakannya untuk mengumpulkan, menyimpan, mengambil dan memproses data. Metode-metode ini bersifat manual dan otomatis. Data dapat berasal dari sumber internal (mis. Karyawan) dan sumber eksternal (mis. Pesanan online pelanggan). Prosedur dan instruksi akan dikodekan ke dalam perangkat lunak AIS - mereka juga harus "dikodekan" menjadi karyawan melalui dokumentasi dan pelatihan. Agar efektif, prosedur dan instruksi harus diikuti secara konsisten.
3. Data AIS
Untuk menyimpan informasi, AIS harus memiliki struktur basis data seperti bahasa permintaan terstruktur (SQL), bahasa komputer yang biasa digunakan untuk basis data. AIS juga akan memerlukan berbagai layar input untuk berbagai jenis pengguna sistem dan entri data, serta format output yang berbeda untuk memenuhi kebutuhan pengguna yang berbeda dan berbagai jenis informasi.
Data yang terkandung dalam AIS adalah semua informasi keuangan yang berkaitan dengan praktik bisnis organisasi. Setiap data bisnis yang berdampak pada keuangan perusahaan harus dimasukkan ke dalam AIS.
Jenis data yang dimasukkan dalam AIS akan tergantung pada sifat bisnis, tetapi dapat terdiri dari yang berikut:
- Pesanan penjualan, Pernyataan tagihan pelanggan, Laporan analisis penjualan, Permintaan pembelian, Faktur pembayaran, Cek register, Data inventaris, Informasi pembayaran, Pembayaran, Informasi pemeliharaan, Informasi pajak
Data ini kemudian dapat digunakan untuk menyiapkan laporan dan laporan akuntansi, seperti penuaan piutang, jadwal depresiasi / amortisasi, neraca percobaan, laba rugi, dan sebagainya. Memiliki semua data ini di satu tempat — di AIS — memfasilitasi kegiatan penyimpanan, pelaporan, analisis, audit, dan pengambilan keputusan bisnis. Agar data bermanfaat, itu harus lengkap, benar, dan relevan.
Di sisi lain, contoh data yang tidak akan masuk ke SIA termasuk memo, korespondensi, presentasi, dan manual. Dokumen-dokumen ini mungkin memiliki hubungan tangensial dengan keuangan perusahaan, tetapi, tidak termasuk catatan kaki standar, mereka tidak benar-benar bagian dari pencatatan keuangan perusahaan.
4. Perangkat Lunak AIS
Komponen perangkat lunak AIS adalah program komputer yang digunakan untuk menyimpan, mengambil, memproses, dan menganalisis data keuangan perusahaan. Sebelum ada komputer, AIS adalah manual, sistem berbasis kertas, tetapi hari ini, sebagian besar perusahaan menggunakan perangkat lunak komputer sebagai dasar dari AIS. Usaha kecil mungkin menggunakan Intuit's Quickbooks atau Sage's Sage 50 Accounting, tetapi ada yang lain. Usaha kecil hingga menengah dapat menggunakan SAP's Business One. Bisnis menengah dan besar mungkin menggunakan Microsoft Dynamics GP, Sage Group MAS 90 atau MAS 200, PeopleSoft atau Epicor Financial Management Oracle.
Kualitas, keandalan, dan keamanan adalah komponen kunci dari perangkat lunak AIS yang efektif. Manajer mengandalkan informasi yang dihasilkannya untuk membuat keputusan bagi perusahaan, dan mereka membutuhkan informasi berkualitas tinggi untuk membuat keputusan yang tepat.
Program perangkat lunak AIS dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan unik berbagai jenis bisnis. Jika program yang ada tidak memenuhi kebutuhan perusahaan, perangkat lunak juga dapat dikembangkan sendiri dengan input substansial dari pengguna akhir atau dapat dikembangkan oleh perusahaan pihak ketiga khusus untuk organisasi. Sistem tersebut bahkan dapat diserahkan ke perusahaan khusus.
Untuk perusahaan yang diperdagangkan secara publik, apa pun program perangkat lunak dan opsi penyesuaian yang dipilih bisnis, peraturan Sarbanes-Oxley akan menentukan struktur AIS sampai batas tertentu. Ini karena peraturan SOX menetapkan kontrol internal dan prosedur audit yang harus dipatuhi oleh perusahaan publik.
5. Infrastruktur TI
Infrastruktur teknologi informasi hanyalah nama mewah untuk perangkat keras yang digunakan untuk mengoperasikan sistem informasi akuntansi. Lagi pula, sebagian besar barang perangkat keras yang harus dimiliki suatu bisnis, termasuk komputer, perangkat seluler, server, printer, pelindung lonjakan arus, router, media penyimpanan, dan kemungkinan cadangan daya. Selain biaya, faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam memilih perangkat keras termasuk kecepatan, kemampuan penyimpanan dan apakah itu dapat diperluas dan ditingkatkan.
Mungkin yang paling penting, perangkat keras yang dipilih untuk AIS harus kompatibel dengan perangkat lunak yang dimaksud. Idealnya, itu tidak hanya kompatibel, tetapi optimal — sistem yang kikuk akan jauh lebih tidak membantu daripada yang cepat. Salah satu cara bisnis dapat dengan mudah memenuhi persyaratan kompatibilitas perangkat keras dan perangkat lunak adalah dengan membeli sistem turnkey yang mencakup perangkat keras dan perangkat lunak yang dibutuhkan bisnis. Membeli sistem turnkey berarti, secara teoritis, bisnis akan mendapatkan kombinasi perangkat keras dan perangkat lunak yang optimal untuk AIS-nya.
AIS yang baik juga harus mencakup rencana untuk memelihara, melayani, mengganti dan meningkatkan komponen sistem perangkat keras, serta rencana untuk pembuangan perangkat keras yang rusak dan usang sehingga data sensitif dihancurkan sepenuhnya.
6. Kontrol Internal
Kontrol internal AIS adalah langkah-langkah keamanan yang dikandungnya untuk melindungi data sensitif. Ini bisa sesederhana kata sandi atau serumit identifikasi biometrik. AIS harus memiliki kontrol internal untuk melindungi terhadap akses komputer yang tidak sah dan membatasi akses ke pengguna yang berwenang, yang mencakup beberapa pengguna di dalam perusahaan. Itu juga harus mencegah akses file tidak sah oleh individu yang diizinkan untuk mengakses hanya bagian-bagian tertentu dari sistem.
AIS berisi informasi rahasia yang bukan hanya milik perusahaan tetapi juga karyawan dan pelanggannya. Data ini dapat mencakup nomor Jaminan Sosial, informasi gaji, nomor kartu kredit, dan sebagainya. Semua data dalam AIS harus dienkripsi, dan akses ke sistem harus dicatat dan disurvei. Aktivitas sistem harus dapat dilacak juga.
AIS juga memerlukan kontrol internal yang melindunginya dari virus komputer, peretas dan ancaman internal dan eksternal lainnya untuk keamanan jaringan. Itu juga harus dilindungi dari bencana alam dan lonjakan listrik yang dapat menyebabkan kehilangan data.
Bagaimana AIS Bekerja Dalam Kehidupan Nyata
Kami telah melihat bagaimana AIS yang dirancang dengan baik memungkinkan bisnis berjalan dengan lancar setiap hari atau menghambat operasinya jika sistemnya dirancang dengan buruk. Penggunaan ketiga untuk AIS adalah bahwa, ketika sebuah bisnis dalam kesulitan, data dalam AIS-nya dapat digunakan untuk mengungkap kisah tentang apa yang salah.
Kasus-kasus WorldCom dan Lehman Brothers memberikan dua contoh.
Pada tahun 2002, auditor internal WorldCom, Eugene Morse dan Cynthia Cooper menggunakan AIS perusahaan untuk mengungkap $ 4 miliar dalam alokasi pengeluaran curang dan entri akuntansi lainnya. Penyelidikan mereka menyebabkan penghentian CFO Scott Sullivan, serta undang-undang baru - bagian 404 dari Sarbanes-Oxley Act, yang mengatur kontrol dan prosedur keuangan internal perusahaan.
Ketika menyelidiki penyebab keruntuhan Lehman, peninjauan AIS dan sistem data lainnya adalah komponen utama, bersama dengan pengumpulan dan peninjauan dokumen, ditambah wawancara saksi. Pencarian untuk penyebab kegagalan perusahaan "memerlukan penyelidikan dan peninjauan luas atas operasi, perdagangan, penilaian, keuangan, akuntansi, dan sistem data Lehman lainnya, " menurut laporan pemeriksa sembilan volume setebal 2.200 halaman.
Sistem Lehman memberikan contoh bagaimana AIS seharusnya tidak disusun. Laporan pemeriksa Anton R. Valukas menyatakan, "Pada saat pengajuan kebangkrutannya, Lehman mempertahankan tambalan lebih dari 2.600 sistem perangkat lunak dan aplikasi… Banyak sistem Lehman yang kuno, ketinggalan jaman atau tidak standar."
Pemeriksa memutuskan untuk memfokuskan upayanya pada 96 sistem yang tampaknya paling relevan. Pemeriksaan ini membutuhkan pelatihan, studi, dan coba-coba hanya untuk mempelajari cara menggunakan sistem.
Laporan Valukas juga mencatat, "Sistem Lehman sangat saling tergantung, tetapi hubungan mereka sulit untuk diuraikan dan tidak didokumentasikan dengan baik. Butuh upaya luar biasa untuk menguraikan sistem ini untuk mendapatkan informasi yang diperlukan."
Garis bawah
Keenam komponen AIS semuanya bekerja bersama untuk membantu karyawan kunci mengumpulkan, menyimpan, mengelola, memproses, mengambil, dan melaporkan data keuangan mereka. Memiliki sistem informasi akuntansi yang dikembangkan dan dipelihara dengan baik yang efisien dan akurat adalah komponen yang tak terpisahkan dari bisnis yang sukses.
