Banyak bisnis menawarkan beberapa bentuk rencana pensiun yang memenuhi syarat dan, dalam melakukannya, mereka berada di bawah pedoman tata kelola dari Undang-Undang Keamanan Penghasilan Pensiun Karyawan tahun 1974 (ERISA). ERISA menetapkan pedoman dan standar minimum yang dirancang untuk melindungi karyawan perusahaan sektor swasta yang berpartisipasi dalam program pensiun dan tunjangan kesejahteraan. Bisnis yang mengelola program pensiun yang memenuhi syarat yang tidak sepenuhnya mematuhi ERISA dapat dikenakan penalti mahal.
Jika program pensiun karyawan Anda memberikan penghasilan pensiun di masa depan atau memungkinkan karyawan untuk menunda pendapatan untuk pensiun, maka itu adalah paket ERISA. Sebagai pemberi kerja yang memberikan manfaat paket ERISA ini, Anda juga dianggap oleh ERISA sebagai fidusia yang ditunjuk yang mengambil tanggung jawab untuk mengelola rencana-rencana ini dan, juga, tanggung jawab jika rencana Anda tidak mematuhi pedoman dan standar yang ditetapkan oleh ERISA.
Memenuhi Persyaratan dengan ERISA
Memenuhi persyaratan kepatuhan ERISA tidak harus terlalu membebani. Meskipun ada banyak persyaratan, administrator pihak ketiga yang baik (TPA) dapat menanggung banyak beban. Banyak persyaratan yang didorong oleh kalender, membutuhkan formulir pengarsipan dengan tenggat waktu tertentu. Tanggal tenggat waktu ini merupakan satu daftar periksa yang dapat dikelola oleh TPA atau staf sumber daya manusia. Persyaratan lain harus dipenuhi secara ad hoc ketika keadaan menentukan.
Daftar Periksa Kalender ERISA
Administrasi 401 (k) rencana melibatkan melakukan tugas kepatuhan ERISA tertentu sesuai dengan jadwal tahunan. Ini adalah tugas paling umum yang harus menjadi bagian dari daftar periksa sebagian besar perusahaan.
Kuartal Pertama Tahun Rencana: Berikan laporan manfaat kuartal keempat untuk merencanakan peserta selambat-lambatnya 45 hari setelah akhir kuartal. Buat kontribusi pemberi kerja tahun sebelumnya untuk pengurangan pajak untuk diperhitungkan pada tahun sebelumnya.
Kuartal Kedua: Memberikan laporan manfaat kuartal pertama untuk merencanakan peserta. Bagikan kelebihan penundaan yang dibuat pada 2015 di atas batas IRC Section 402 (g). Untuk peserta rencana yang berusia 70 ½ tahun sebelumnya, sebarkan Distribusi Minimum Diperlukan (RMD) tahun pertama.
Kuartal Ketiga: Memberikan laporan manfaat kuartal kedua. Formulir File 5500 untuk tahun sebelumnya atau Formulir Formulir 5558 untuk perpanjangan 2, 5 bulan. Jika dokumen rencana telah dimodifikasi selama tahun sebelumnya, bagikan Deskripsi Rencana Ringkasan baru kepada peserta rencana. Distribusikan Laporan Tahunan Ringkasan untuk tahun sebelumnya untuk merencanakan peserta.
Kuartal Keempat: Memberikan laporan manfaat kuartal ketiga. Kirim pemberitahuan yang berlaku kepada para peserta, termasuk angsuran atau perubahan pada rencana pelabuhan aman 401 (k), Alternatif Investasi Baku yang Memenuhi Kualifikasi (QDIA) atau pendaftaran otomatis. Perbaiki kesalahan tes ADP / ACP, dan bayar pajak cukai 10%.
Persyaratan ERISA yang sedang berlangsung
Beberapa persyaratan ERISA sedang berlangsung sebagai bagian dari administrasi rencana atau dipicu oleh kejadian.
Ketaatan pada Dokumen Rencana: Pastikan manajemen rencana terus mematuhi ketentuan dokumen rencana. IRS menganggap setiap kegagalan untuk secara ketat mengikuti ketentuan dokumen rencana sebagai cacat operasional, yang, jika tidak diatasi, dapat mengakibatkan diskualifikasi rencana.
Pengungkapan Biaya Partisipan Tahunan: Semua karyawan yang memenuhi syarat, karyawan yang diberhentikan, dan penerima manfaat dengan saldo akun harus menerima pengungkapan biaya peserta setiap 12 bulan.
Pemberitahuan Perubahan Rencana: Peserta harus diberitahu tentang perubahan apa pun pada rencana 30 hingga 90 hari sebelum tanggal efektif perubahan.
Peluang untuk Mendaftar: Semua karyawan yang telah memenuhi usia rencana dan persyaratan layanan harus diberi kesempatan untuk mendaftar. Mereka harus menerima semua formulir dan instruksi yang diperlukan bersama dengan Deskripsi Rencana Ringkasan dan pemberitahuan peserta yang berlaku.
Kepatuhan Pinjaman: Pastikan pinjaman yang terhutang dilunasi sesuai dengan ketentuan kebijakan paket dan nota peminjam.
Setoran Tepat Waktu: Pastikan bahwa penangguhan karyawan dan pembayaran pinjaman disimpan tepat waktu, biasanya bersamaan dengan setoran pajak gaji.
Melakukan Housekeeping Triwulan: Uang tunai saldo rekening kecil untuk karyawan yang diberhentikan. Memproses kredit macet, dan menggunakan denda yang tidak terisi.
Meskipun sebagian besar persyaratan ini dapat dikelola oleh TPA, sponsor rencana kerja memiliki tugas fidusia untuk memastikan mereka dipenuhi dan dilakukan dengan benar.
