Apa itu Voucher?
Voucher adalah dokumen yang digunakan oleh departemen hutang perusahaan untuk mengumpulkan dan menyimpan semua dokumen pendukung yang diperlukan untuk menyetujui pembayaran kewajiban. Voucher pada dasarnya adalah dokumen cadangan untuk hutang dagang. Hutang akun adalah tagihan jangka pendek yang terhutang oleh perusahaan kepada vendor dan pemasok.
Voucher ini penting karena ini merupakan mekanisme kontrol akuntansi internal yang memastikan bahwa setiap pembayaran diotorisasi dengan benar dan bahwa barang atau jasa yang dibeli benar-benar diterima.
Pengambilan Kunci
- Voucher adalah dokumen yang digunakan oleh departemen hutang perusahaan yang berisi dokumen-dokumen pendukung untuk faktur. Voucher pada dasarnya adalah dokumen cadangan untuk hutang dagang, yang merupakan tagihan yang harus dibayar oleh perusahaan kepada vendor dan pemasok. faktur, jumlah terutang, tanggal jatuh tempo, akun buku besar umum, dan tanda terima pengiriman. Semua jumlah voucher terutang yang terhutang dijumlahkan, dan satu jumlah sekaligus dicatat sebagai hutang dagang pada neraca.
Bagaimana Voucher Bekerja
Perusahaan memiliki berbagai kewajiban keuangan jangka pendek kepada pemasok dan vendor selama periode akuntansi. Suatu perusahaan mungkin perlu membeli persediaan atau bahan baku dari pemasok yang digunakan dalam produksi barang-barang perusahaan. Pemasok pada dasarnya memberikan perpanjangan kredit kepada perusahaan yang memungkinkan pembayaran dilakukan dalam waktu dekat seperti 30, 60, atau 90 hari.
Voucher adalah formulir yang mencakup semua dokumen pendukung yang menunjukkan uang yang terhutang dan pembayaran apa pun yang dibayarkan kepada pemasok atau vendor untuk pembayaran terhutang. Voucher dan dokumen yang diperlukan dicatat dalam daftar voucher. Beberapa dokumen pendukung dalam voucher dapat meliputi:
- Faktur dari pemasokVendor atau nama pemasok yang harus dibayarSyarat untuk pembayaran seperti jumlah yang terutang, tanggal jatuh tempo, dan diskon apa pun yang diberikan oleh pemasok untuk membayar faktur lebih awal. Pesanan pembelian perusahaanMenerima bahwa barang diterima oleh perusahaan dari pemasok. Buku besar akun yang akan digunakan untuk keperluan akuntansi. Tanda tangan dari perwakilan resmi di perusahaan untuk pembelian dan pembayaran. Bukti pembayaran dan tanggal setelah faktur kepada pemasok telah dibayarkan
Jumlah total dari semua voucher yang memiliki saldo terhutang dicatat sebagai hutang pada neraca. Setelah voucher dibayar, bukti pembayaran dimasukkan ke dalam voucher dan dicatat sebagai voucher dibayar.
Bagaimana Voucher Bermanfaat
Voucher perusahaan berfungsi sebagai sumber bukti utama ketika audit dilakukan. Auditor melakukan serangkaian prosedur untuk menentukan apakah laporan keuangan bebas dari salah saji material. Voucher mendokumentasikan bahwa barang yang dibeli benar-benar diterima, yang mendukung pernyataan auditor bahwa barang dan jasa yang dipasang pada laporan keuangan benar-benar ada. Voucher juga membenarkan pembayaran tunai perusahaan kepada vendor dan mendokumentasikan akun buku besar yang digunakan untuk memposting transaksi.
Menggunakan sistem kupon juga mengurangi risiko karyawan berkolusi untuk mencuri aset perusahaan. Bisnis menerapkan pemisahan tugas untuk mencegah pencurian karyawan, yang berarti bahwa tugas penting diberikan kepada orang yang berbeda dalam organisasi. Voucher mendokumentasikan bahwa tugas-tugas tersebut dilakukan oleh banyak orang dan menciptakan jejak kertas sehingga seorang auditor dapat mengkonfirmasi bahwa tugas-tugasnya dipisahkan dengan benar.
Contoh Voucher
Sebuah restoran lokal memesan daging dan ikan setiap beberapa hari dari para penjualnya. Manajer restoran mengisi pesanan pembelian untuk 30 pon daging, dan pemilik inisial pesanan pembelian untuk menyetujui pengiriman. Ketika kiriman diterima, isi kiriman dibandingkan dengan pesanan pembelian untuk memastikan bahwa kiriman sesuai dengan yang dipesan. Restoran menyelesaikan tanda terima pengiriman untuk mendokumentasikan prosesnya, dan tanda terima pengiriman dibandingkan dengan faktur vendor.
Voucher, yang merupakan halaman sampul yang menjelaskan dokumen-dokumen terlampir, termasuk pesanan pembelian, tanda terima pengiriman, dan faktur. Jumlah pembelian ditambahkan dan dicatat pada hutang dalam neraca sampai dibayar. Pemilik ulasan semua informasi voucher sebelum menandatangani cek.
Voucher juga termasuk akun buku besar umum yang digunakan untuk mencatat transaksi. Restoran, misalnya, dapat mengkredit (menambah) akun persediaan daging dan mendebit (mengurangi) akun kas untuk mencatat pembayaran. Kwitansi pembayaran dan tanggal dicatat untuk menunjukkan bahwa voucher telah dibayarkan. Hutang akun akan mencerminkan saldo yang lebih rendah karena faktur dibayar, dengan asumsi tidak ada hutang tambahan yang dihasilkan.
