Apa itu Lingkup?
Lingkup mengacu pada tujuan gabungan dan persyaratan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek. Istilah ini sering digunakan dalam manajemen proyek. Mendefinisikan lingkup proyek dengan benar memungkinkan para manajer untuk memperkirakan biaya dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Itulah yang menjadikan manajemen ruang lingkup sebagai bagian penting dari bisnis — menghemat waktu dan uang. Secara umum ada dua jenis ruang lingkup dalam manajemen proyek. Ini adalah ruang lingkup proyek dan produk.
Pengambilan Kunci
- Lingkup menguraikan waktu dan biaya proyek bisnis. Istilah ini umumnya digunakan dalam manajemen proyek. Lingkup proyek mencakup semua pekerjaan yang diperlukan untuk proyek, sedangkan lingkup produk hanya berfokus pada hasil akhir. Lingkup creep adalah ketika perubahan yang tidak terkendali memperpanjang tenggat waktu proyek dan memerlukan manajemen proyek yang efektif.
Memahami Lingkup
Lingkup adalah istilah yang digunakan dalam manajemen proyek. Manajemen proyek melibatkan perencanaan dan pengorganisasian sumber daya perusahaan untuk menyelesaikan tugas, peristiwa, atau tindakan tertentu dan biasanya merupakan peristiwa satu kali. Lingkup menjelaskan proses dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek atau menghasilkan produk. Dengan mengidentifikasi dan mengenali berbagai variabel proyek melalui manajemen ruang lingkup, perusahaan dapat menghemat uang.
Mendefinisikan lingkup proyek dengan benar memungkinkan para manajer untuk memperkirakan biaya dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.
Seperti disebutkan di atas, ada dua jenis ruang lingkup — ruang lingkup produk dan ruang lingkup proyek. Lingkup produk adalah cara untuk mengidentifikasi fungsi-fungsi produk atau layanan, sementara lingkup proyek menyoroti segala yang diperlukan untuk memberikan produk atau layanan itu. Singkatnya, ruang lingkup produk mewakili persyaratan fungsional sedangkan ruang lingkup proyek adalah bagian dari manajemen proyek.
Suatu penyampaian dapat mencakup tujuan atau tonggak apa pun dalam suatu proyek seperti penciptaan produk, layanan, atau proses. Selain itu, dapat terdiri dari perubahan tambahan, yang dipentaskan di seluruh rencana proyek yang digunakan untuk mengatur atau menilai laju kemajuan proyek.
Lingkup Produk vs. Lingkup Proyek
Lingkup Produk
Lingkup produk mengidentifikasi karakteristik dan fungsi suatu produk atau layanan. Karakteristik ini termasuk fitur fisik seperti ukuran dan bahan, serta spesifikasi fungsional. Pertimbangan fungsional meliputi apa yang dirancang produk untuk dilakukan dan tujuan atau penggunaannya.
Lingkup produk berfokus pada hasil atau penawaran aktual. Ini adalah produk atau layanan akhir. Lingkup produk juga dapat merujuk ke layanan atau item lain untuk penggunaan pelanggan. Lingkup produk sering mempertimbangkan bagaimana mengevaluasi apakah objek berada di jalur untuk penyelesaian dan apakah memenuhi hasil yang diharapkan.
Ruang lingkup proyek
Sebaliknya, ruang lingkup proyek mencakup semua pekerjaan yang diperlukan untuk memberikan produk atau layanan. Singkatnya, ruang lingkup proyek menjelaskan bagaimana misi akan dicapai. Ini termasuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan tujuan proyek, hasil, tugas, anggota proyek, tenggat waktu, dan tonggak sejarah. Dokumentasi terdiri dari pernyataan lingkup, pernyataan pekerjaan, dan rincian struktur pekerjaan.
Lingkup proyek juga menguraikan batas proyek dengan menentukan apa yang tidak termasuk dalam ruang lingkup rencana. Ini dapat memasukkan informasi tentang anggaran proyek atau sumber daya yang tersedia. Informasi mengenai jadwal proyek, serta penugasan tugas juga dapat dimasukkan dalam ruang lingkup proyek. Kelompok kerja akan sering ditugaskan mendaftar personil internal atau eksternal yang akan terlibat dengan proyek.
Pertimbangan Khusus
Perubahan tak terkendali yang memperpanjang tenggat waktu dikenal sebagai creep lingkup. Tenggat waktu yang diperpanjang dapat mengubah persyaratan asli dari ruang lingkup proyek. Ketika proyek berlangsung, perubahan kecil pada rencana awal terjadi, memperluas ruang lingkup dari batas awal mengenai anggaran dan waktu. Perubahan kecil dapat menyebabkan perubahan tambahan, menghasilkan efek berjenjang dari pertimbangan dan persyaratan lebih lanjut.
Manajemen proyek yang efektif mempertimbangkan kemungkinan creep lingkup dan menggabungkan strategi untuk mengurangi itu. Memahami visi atau tujuan utama, perencanaan awal yang tepat, serta merancang dan mengadopsi pendekatan untuk menghindari creep dari awal adalah cara untuk mencegah creep lingkup.
