Apa itu Permintaan Penawaran (RFQ)?
Permintaan penawaran (RFQ) adalah ajakan untuk barang atau jasa di mana perusahaan meminta pemasok untuk mengajukan penawaran harga dan penawaran pada kesempatan untuk memenuhi tugas atau proyek tertentu. RFQ, juga dikenal sebagai undangan untuk penawaran (IFB), biasanya merupakan langkah pertama dalam mengajukan permintaan proposal (RFP). Kedua dokumen ini serupa, karena memberikan rincian proyek atau layanan yang diperlukan, tetapi RFQ umumnya meminta penawaran harga yang lebih komprehensif. RFQ dapat dikirim secara tunggal, atau sebagai lampiran pada RFP.
Cara Kerja Permintaan Penawaran
Selain penetapan harga, RFQ dapat mencakup perincian seperti persyaratan pembayaran, faktor-faktor yang dapat memengaruhi pemilihan tawaran perusahaan, batas waktu pengiriman, dan sejenisnya. Instansi pemerintah yang ingin membeli 500 komputer dengan ukuran hard drive spesifik dan kecepatan pemrosesan, misalnya, akan mengirim RFQ ke sejumlah vendor, sebagai calon penawar.
Karena format RFQ seragam dalam perusahaan tertentu, ketika RFQ kembali dengan penawaran harga, perusahaan yang meminta dapat membandingkannya dengan mudah. Biasanya, proses RFQ dibagi menjadi empat bagian:
Fase persiapan, fase pemrosesan, fase pemberian, dan fase penutupan. Perusahaan umumnya akan memberikan kontrak kepada vendor yang memenuhi kriteria kualifikasi minimum dan menyajikan penawaran terendah.
Pertimbangan Khusus: Menggunakan RFQ
RFQ bukan pengumuman publik. Karena perusahaan yang mengajukan hanya mengirim RFQ ke bisnis yang dipercayai, ia tidak perlu menyiapkan dokumentasi pengadaan yang panjang. Juga tidak seperti permintaan publik, perusahaan hanya dapat memperoleh kembali jumlah tawaran yang diminta, yang juga menghemat waktu.
Menggunakan RFQ mengurangi jumlah waktu yang dibutuhkan untuk pengadaan barang atau jasa. Ia juga menawarkan tingkat keamanan karena perusahaan hanya akan menerima penawaran dari vendor yang diinginkannya. Di sisi lain, karena RFQ mengurangi jumlah persaingan, sebuah perusahaan mungkin kehilangan kesempatan untuk menerima harga terendah yang tersedia atau belajar tentang vendor baru yang berkualitas tinggi.
Ketika sebuah perusahaan menerima penawaran sebagai tanggapan terhadap RFQ, itu bukan penawaran atau kontrak yang mengikat. Pengacara akan menawarkan pekerjaan kepada vendor yang dipilih dengan mengirimkannya pesanan pembelian, yang, pada dasarnya, adalah kontrak yang menetapkan syarat dan ketentuan pekerjaan. Ketika vendor menerima dan menandatangani pesanan pembelian, kontrak dimulai.
