Apa itu Uang Tunai Kecil?
Dana kas kecil adalah sejumlah kecil uang tunai yang disimpan untuk membayar pengeluaran kecil, seperti perlengkapan kantor atau penggantian. Dana kas kecil akan mengalami rekonsiliasi berkala, dengan transaksi juga dicatat pada laporan keuangan. Mungkin ada dana kas kecil, yang bisa berupa laci atau kotak, di setiap departemen untuk perusahaan besar.
Pengambilan Kunci
- Kas kecil atau dana kas kecil adalah sejumlah kecil uang tunai yang digunakan untuk membayar biaya terlalu kecil sehingga tidak layak untuk menulis cek. Mungkin ada laci kas kecil atau kotak di setiap departemen untuk perusahaan besar. Dana kas kecil dapat digunakan untuk perlengkapan kantor, kartu untuk pelanggan, bunga, membayar makan siang khusus untuk karyawan, atau mengganti biaya karyawan.
Memahami Uang Tunai Kecil
Transaksi tunai kecil memberikan kemudahan untuk transaksi kecil yang mengeluarkan cek tidak masuk akal atau tidak dapat diterima. Sejumlah kecil uang tunai yang dianggap perusahaan kecil akan bervariasi, dengan banyak perusahaan menyimpan antara $ 50 dan $ 200 sebagai dana kas kecil. Contoh transaksi yang menggunakan dana kas kecil meliputi:
- Persediaan kantor Kartu untuk pelangganBungaMembayar makan siang yang disediakan untuk sekelompok kecil karyawanMengganti karyawan untuk pengeluaran kecil terkait pekerjaan
Penjaga dana kas kecil ditunjuk untuk mengawasi dana tersebut. Tugas kustodian umumnya mencakup menegakkan aturan dan peraturan kas kecil, meminta pengisian, dan mengeluarkan dana.
Pertimbangan Khusus
Dana kas kecil direkonsiliasi secara berkala untuk memverifikasi bahwa saldo dana itu benar. Biasanya, karena saldo kas kecil jatuh ke tingkat yang telah ditentukan, kustodian meminta tambahan uang tunai dari kasir. Pada saat ini, total semua kwitansi dihitung untuk memastikan bahwa itu sesuai dengan dana yang dicairkan dari laci kas kecil. Jika dana baru diperlukan, kasir menulis cek baru untuk mendanai laci kas kecil dan mengambil, sebagai gantinya, penerimaan dari pembelian yang menghabiskan uang tunai.
Proses rekonsiliasi memastikan bahwa sisa saldo dana sama dengan perbedaan antara saldo asli dikurangi biaya yang terinci pada kwitansi dan faktur. Jika sisa saldo kurang dari yang seharusnya, ada kekurangan. Jika sisa saldo lebih dari yang seharusnya, ada kelebihan penggunaan. Meskipun mungkin ada variasi kecil, ketika tidak seimbang, sumber perbedaan harus diidentifikasi dan diperbaiki.
Internal Revenue Service (IRS) merekomendasikan pengarsipan slip kas kecil dan melampirkannya pada kwitansi untuk mencatat dan mendokumentasikan pengeluaran kas kecil.
Persyaratan untuk Kas Kecil
Penggunaan dana kas kecil menghindari kontrol internal tertentu. Ketersediaan kas kecil tidak berarti dapat diakses untuk tujuan apa pun dan oleh siapa pun. Banyak perusahaan menerapkan kontrol internal yang ketat untuk mengelola dana. Seringkali, individu terbatas diberi wewenang untuk menyetujui pencairan dan hanya dapat melakukannya untuk pengeluaran terkait kegiatan atau operasi perusahaan yang sah.
Seorang kasir kecil mungkin ditugaskan untuk mengeluarkan cek untuk mendanai laci kas kecil dan membuat entri akuntansi yang sesuai. Kustodian kas kecil dibebankan dengan mendistribusikan uang tunai dan mengumpulkan penerimaan untuk semua pembelian atau penggunaan dana. Ketika total kas kecil menurun, penerimaan harus meningkat dan mengikat pada jumlah total yang ditarik.
Dengan memiliki kasir kecil dan penjaga kas kecil, proses ganda membantu menjaga keamanan dana dan memastikan bahwa hanya mereka yang berwenang yang memiliki akses ke sana.
Merekam Kas Kecil
Ketika dana kas kecil digunakan, transaksi kas kecil masih dicatat dalam laporan keuangan. Tidak ada entri jurnal akuntansi yang dibuat ketika pembelian dilakukan menggunakan kas kecil, itu hanya ketika penjaga membutuhkan lebih banyak uang — dan sebagai ganti penerimaan, menerima dana baru — entri jurnal dicatat. Entri jurnal untuk memberikan lebih banyak kas kustodian adalah debit ke dana kas kecil dan kredit ke kas.
Jika ada kekurangan atau kelebihan, entri baris jurnal dicatat ke akun over / short. Jika dana kas kecil selesai, kredit dimasukkan untuk mewakili keuntungan. Jika dana kas kecil pendek, debit dimasukkan untuk mewakili kerugian. Akun kelebihan atau pendek digunakan untuk menyeimbangkan dana pada saat rekonsiliasi.
