Untuk bisnis kecil dengan sedikit transaksi, pemilik bisnis yang cerdas dapat menggunakan Excel sebagai pengganti perangkat lunak akuntansi. Excel memiliki semua alat yang dibutuhkan untuk membuat dan memelihara buku besar, tetapi membutuhkan pemahaman yang kuat tentang akuntansi dasar dan perhatian terhadap detail. Untuk pemilik bisnis yang tidak yakin apakah mereka siap atau memiliki sumber daya untuk berinvestasi dalam perangkat lunak akuntansi, Excel mungkin merupakan tempat yang baik untuk mulai menyimpan catatan akuntansi hingga perangkat lunak akuntansi dibeli.
Menggunakan Excel sebagai Buku Besar
Pengaturan penyimpanan catatan yang sederhana harus terlebih dahulu menyertakan kolom untuk tanggal transaksi, deskripsi transaksi, dan nomor referensi, seperti faktur atau nomor cek. Kolom berikutnya akan mencantumkan masing-masing akun yang akan digunakan selama tahun ini. Pemikiran yang cermat harus masuk ke pemilihan akun, karena akan sulit untuk kembali dan membuat perubahan nanti. Dari kiri ke kanan, akun pertama yang terdaftar haruslah akun laporan laba rugi, dimulai dengan pendapatan dan diakhiri dengan pengeluaran. Berikutnya adalah akun aset, kemudian akun kewajiban dan terakhir akun ekuitas apa pun.
Buku besar menggunakan pembukuan entri ganda untuk melacak semua transaksi perusahaan, dan penting untuk memiliki pemahaman yang kuat tentang konsep ini sebelum mulai menggunakan Excel sebagai buku besar.
Apa Pembukuan Entri Ganda?
Jika ini adalah perusahaan baru, transaksi pertama kemungkinan akan menjadi ekuitas yang diinvestasikan di perusahaan. Sebagai contoh, katakanlah seorang pengusaha bernama Jane memutuskan untuk membuka toko mesin. Dia memiliki $ 750.000 dari tabungan untuk memulai bisnis dan membuka rekening giro bisnis dengan dana tersebut.
Menggunakan konsep pembukuan entri ganda, Jane tahu bahwa transaksi ini akan meningkatkan akun kas perusahaan (entri debit) dan akan diimbangi dengan peningkatan akun ekuitas pemilik (entri kredit). Dalam sistem Excel ini, semua entri debit harus dicatat sebagai nilai positif, sedangkan semua entri kredit harus dicatat dengan nilai negatif.
Dalam contoh ini, Jane harus memasukkan tanggal transaksi dan deskripsi seperti "investasi modal" ke baris pertama spreadsheet. Dia kemudian akan memasukkan entri positif $ 750.000 ke dalam kolom akun "tunai" spreadsheet, dan entri negatif $ 750.000 ke dalam kolom akun "ekuitas pemilik" pada spreadsheet. Untuk memverifikasi angka-angka, Jane harus menggunakan rumus Jumlah untuk memastikan bahwa semua entri pada setiap jumlah baris menjadi nol dolar.
Dari sana, Jane akan terus memasukkan garis untuk setiap transaksi. Jika dia membeli peralatan dengan uang tunai perusahaan, Jane akan memasukkan transaksi untuk menunjukkan debit, atau entri positif, ke kolom akun "peralatan", dan kredit, atau entri negatif, ke kolom akun "tunai". Jika dia menjual layanan pemesinan ke pelanggan, dia akan mencatat kredit ke akun "pendapatan", dan debit ke akun "ekuitas".
Akhirnya, total untuk setiap kolom akun harus dijumlahkan di bagian bawah spreadsheet. Jumlah dari semua akun pendapatan dapat ditambahkan bersamaan untuk menghitung laba bersih saat ini. Kolom lain dapat dikonfigurasi sesuai kebutuhan untuk menghitung, misalnya, total aset, total kewajiban, dan total ekuitas.
