Biaya dibayar di muka tidak dicatat pada laporan laba rugi pada awalnya. Alih-alih, biaya dibayar di muka dicatat di neraca, dan kemudian, ketika manfaat dari biaya dibayar di muka direalisasi, atau ketika pengeluaran terjadi, biaya ini diakui pada laporan laba rugi.
Ketika perusahaan membayar dimuka untuk pengeluaran, itu diakui sebagai aset dibayar di muka di neraca, dengan catatan simultan dicatat yang mengurangi uang tunai perusahaan (atau akun pembayaran) dengan jumlah yang sama. Sebagian besar biaya dibayar dimuka muncul di neraca sebagai aset lancar, kecuali biaya tidak akan dikeluarkan sampai setelah 12 bulan, yang jarang terjadi.
Kemudian, ketika biaya terjadi, akun biaya dibayar di muka dikurangi dengan jumlah biaya dan beban tersebut diakui pada laporan laba rugi perusahaan pada periode ketika itu terjadi.
Apakah Asuransi Dianggap Biaya Dibayar Dimuka?
Salah satu bentuk pembayaran prabayar yang lebih umum adalah asuransi, yang biasanya dibayar di muka. Misalnya, Perusahaan ABC membayar premi $ 12.000 untuk asuransi pertanggungjawaban direksi dan petugas untuk tahun mendatang. Perusahaan membayar polis dimuka dan kemudian setiap bulan membuat entri penyesuaian ke akun untuk biaya asuransi yang dikeluarkan. Entri awal, tempat kami mendebit akun biaya prabayar dan mengkredit akun yang digunakan untuk membayar biaya, akan seperti ini:
Kemudian, setelah sebulan, perusahaan membuat entri penyesuaian untuk asuransi yang digunakan. Perusahaan membuat debit ke akun pengeluaran yang sesuai dan mengkredit akun biaya dibayar di muka untuk mengurangi nilai aset. Penyesuaian bulanan untuk Perusahaan ABC akan menjadi $ 12.000 dibagi 12 bulan, atau $ 1.000 sebulan. Entri penyesuaian pada akhir setiap bulan akan muncul sebagai berikut:
Sewa sebagai Biaya Dibayar Dimuka?
Bisnis dapat membayar sewa di muka selama berbulan-bulan sebelumnya untuk mendapatkan diskon, atau mungkin pemilik membutuhkan pembayaran di muka yang diberikan kredit penyewa. Either way, katakanlah Perusahaan XYZ membayar di muka untuk ruang kantor selama enam bulan di muka, dengan total $ 24.000. Entri awal adalah sebagai berikut:
Kemudian, saat setiap bulan berakhir, akun sewa dibayar di muka, yang ada di neraca, dikurangi dengan jumlah sewa bulanan, yaitu $ 24.000 dibagi enam bulan, atau $ 4.000 per bulan. Pada saat yang sama, perusahaan mengakui biaya sewa sebesar $ 4.000 pada laporan laba rugi. Dengan demikian, entri penyesuaian bulanan akan muncul sebagai berikut:
Biaya Dibayar Dimuka Lainnya
Biaya tambahan yang mungkin dibayar perusahaan untuk bunga dan pajak. Bunga yang dibayarkan di muka dapat timbul karena perusahaan melakukan pembayaran sebelum tanggal jatuh tempo. Sementara itu, beberapa perusahaan membayar pajak sebelum jatuh tempo, seperti perkiraan pembayaran pajak berdasarkan apa yang mungkin akan jatuh tempo di masa depan. Biaya prabayar lain yang kurang umum mungkin mencakup penyewaan atau utilitas peralatan.
Sebagai contoh, pertimbangkan Company Build Inc. yang telah menyewa peralatan untuk pekerjaan konstruksi. Perusahaan membayar $ 1.000 pada tanggal 1 April 2019, untuk menyewa peralatan untuk pekerjaan yang akan dilakukan dalam sebulan. Perusahaan akan mengenali transaksi awal sebagai berikut:
Kemudian, ketika peralatan digunakan dan biaya aktual dikeluarkan, perusahaan akan membuat entri berikut untuk mengurangi akun aset prabayar dan membuat biaya sewa muncul di laporan laba rugi:
Terlepas dari apakah itu asuransi, sewa, utilitas, atau biaya lain yang dibayar di muka, itu harus dicatat dalam akun aset prabayar yang sesuai. Kemudian, pada akhir setiap periode, atau ketika biaya sebenarnya terjadi, entri penyesuaian harus dibuat untuk mengurangi akun aset prabayar dan mengakui (kredit) biaya pendapatan yang sesuai, yang kemudian akan muncul pada laporan laba rugi.
Mengapa Biaya Dibayar Dimuka Awalnya pada Laporan Laba Rugi?
Biaya dibayar dimuka tidak termasuk dalam laporan laba rugi per Prinsip Akuntansi yang Diterima Secara Umum (GAAP). Secara khusus, prinsip pencocokan GAAP, yang membutuhkan akuntansi akrual. Akuntansi akrual mensyaratkan bahwa pendapatan dan pengeluaran dilaporkan dalam periode yang sama seperti yang terjadi tidak peduli ketika pertukaran uang atau tunai dilakukan. Artinya, pengeluaran harus dicatat saat terjadi. Dengan demikian, biaya dibayar di muka tidak diakui pada laporan laba rugi saat dibayar, karena belum dibayar.
