Apa itu Sistem Rapat Elektronik?
Electronic meeting system (EMS) adalah perangkat lunak yang dimaksudkan untuk memprovokasi penyelesaian masalah dan pengambilan keputusan dalam suatu kelompok. Fitur standar sistem rapat elektronik meliputi brainstorming elektronik (umumnya dalam format anonim), pemrosesan paralel, alat diskusi, dan pemungutan suara. Fitur unik dari EMS mengatasi keterbatasan pertemuan tatap muka tradisional seperti kurangnya partisipasi, kritik, dan dominasi proses oleh hanya beberapa anggota.
E-meeting adalah pertemuan apa pun yang berlangsung online. Electronic meeting systems (EMS) dapat menyediakan platform perangkat lunak untuk memfasilitasi e-meeting, memungkinkan partisipasi yang lebih besar dari pekerja yang mungkin jauh secara geografis atau segan untuk berpartisipasi dalam pertemuan perusahaan tradisional.
Memahami Sistem Rapat Elektronik
Sistem rapat elektronik (EMS) berbeda dari sistem rapat konferensi web atau video, meskipun keduanya memiliki beberapa fitur yang sama dan saling melengkapi di tempat kerja modern. EMS menawarkan banyak keuntungan bagi organisasi dan pengguna, seperti pengurangan biaya perjalanan, peningkatan partisipasi, karena anonimitas yang ditawarkan sistem, gangguan yang lebih sedikit dibandingkan dengan pertemuan di kantor yang sibuk, dan ketersediaan peserta yang lebih baik.
Keuntungan-keuntungan ini lebih dari sekadar mengimbangi kelemahan utama dari sistem semacam itu, yaitu kurangnya kontak pribadi dan interaksi manusia. Ada keuntungan jelas untuk bisa membaca bahasa tubuh dan melakukan kontak mata saat berkomunikasi dengan orang lain. EMS biasanya memblokir atau setidaknya membatasi jenis interaksi ini. Salah satu kelemahan lain dari EMS adalah risiko gangguan teknologi atau elektronik, jika konektivitas digital menjadi tidak stabil atau bahkan memberi.
Pengambilan Kunci
- Electronic meeting system (EMS) adalah platform perangkat lunak yang menyediakan ruang pertemuan digital untuk kolaborasi kelompok, pemecahan masalah, dan memberikan umpan balik anonim, di antara fitur-fitur lainnya. Sistem pertemuan elektronik membantu perusahaan dengan mengurangi biaya perjalanan dan membuat partisipasi lebih mudah karena semuanya bersifat anonim dan dapat diakses dari mana pun pekerja berada. EMS tidak akan pernah dapat menggantikan kontak pribadi yang dapat difasilitasi oleh pertemuan yang lebih tradisional; EMS juga rentan jika fasilitas mengalami masalah konektivitas, yang akan membuat komunikasi online menjadi sulit.
Contoh Sistem Rapat Elektronik
EMS dapat dirancang untuk tujuan terbatas atau khusus seperti pelatihan dan presentasi penjualan. Contoh potensi penggunaan EMS adalah ketika perusahaan berencana untuk meluncurkan produk baru dan ingin menguji daya tarik potensial di antara karyawan yang memiliki latar belakang dan pengetahuan untuk bersikap objektif tentang penawaran yang diusulkan. Dengan menggunakan sistem pertemuan elektronik, peserta dapat berbagi pendapat dan kritik bebas dari potensi konflik dan pemikiran kelompok yang mungkin memengaruhi respons.
