Apa itu Kartu Kredit Korporat?
Kartu kredit korporat adalah kartu kredit yang dikeluarkan untuk karyawan perusahaan mapan yang memungkinkan mereka membebankan biaya bisnis resmi mereka - seperti menginap di hotel dan tiket pesawat - tanpa harus menggunakan kartu atau uang tunai sendiri. Kartu-kartu ini, yang juga dikenal sebagai kartu kredit komersial, dapat memudahkan karyawan (dan pemberi kerja) untuk mengelola pengeluaran, dan banyak yang menawarkan fasilitas seperti frequent flyer miles dan akses ke lounge bandara.
Cara Kerja Kartu Kredit Korporat
Kartu kredit korporat dirancang untuk memenuhi kebutuhan perusahaan-perusahaan mapan — biasanya kartu dengan pendapatan setidaknya $ 4 juta per tahun, 15-lebih pengguna kartu, dan proyeksi biaya $ 250.000 atau lebih setiap tahun. Sementara sebagian besar bisnis, termasuk kepemilikan tunggal dan DBA, dapat memperoleh kartu kredit usaha kecil, kartu perusahaan (sesuai namanya) dicadangkan untuk perusahaan. Itu berarti perusahaan harus terstruktur dan terdaftar sebagai perusahaan S atau C agar memenuhi syarat.
Penerbit kartu kredit utama, seperti American Express, Capital One, Citibank, Chase, dan Wells Fargo, menawarkan kartu kredit perusahaan. Kartu-kartu dikeluarkan berdasarkan kesehatan keuangan perusahaan — bukan keuangan pribadi pemilik. Penerbit kartu mungkin, misalnya, mengharuskan perusahaan memiliki keuangan yang kuat, ditambah likuiditas dan arus kas yang baik.
Penerbit kartu kredit perusahaan biasanya ingin melihat laporan keuangan perusahaan yang baru diaudit, perincian tentang struktur dan organisasi perusahaan, informasi pajak (termasuk ID pajak federal), dan informasi kontak untuk pejabat perusahaan yang berwenang melakukan bisnis atas nama perusahaan. perusahaan — seperti pemilik, presiden, atau bendahara.
Pengambilan Kunci
- Kartu kredit perusahaan memudahkan pengusaha dan karyawan untuk mengelola pengeluaran. Kartu perusahaan dikeluarkan untuk perusahaan yang lebih besar dan mapan dan berbeda dari kartu bisnis yang tersedia untuk kepemilikan perseorangan dan DBA. Penting bagi karyawan untuk mempelajari dan mengikuti kartu kredit perusahaan perusahaan mereka kebijakan sebelum membuat tagihan. Tergantung pada kartu, baik karyawan atau majikan akan bertanggung jawab untuk membayar tagihan kartu kredit.
Majikan dapat memberi karyawan tertentu dengan kartu perusahaan sehingga mereka dapat membayar biaya bisnis yang disetujui, seperti hotel, makan, mobil sewaan, dan penerbangan, dan juga mengakses uang tunai di ATM — semua tanpa menggunakan dana mereka sendiri atau uang muka perusahaan. Nama perusahaan akan ada di kartu, bersama dengan nama karyawan sebagai pemegang kartu yang ditunjuk. Tanda tangan karyawan berada di bagian belakang kartu, seperti halnya pada kartu kredit pribadi.
Jenis Kartu Kredit Perusahaan
Bergantung pada jenis kartu kredit perusahaan, karyawan atau majikan akan bertanggung jawab untuk membayar tagihan kartu kredit. Dengan kartu pertanggungjawaban individu, karyawan bertanggung jawab untuk membayar penerbit kartu kredit secara langsung untuk biaya apa pun, ditambah dengan mengajukan laporan pengeluaran dan mendapatkan penggantian dari pemberi kerja. Penerbit kartu kredit memeriksa kredit karyawan sebelum memberi mereka kartu, tetapi itu adalah "tarik lunak" yang tidak akan mempengaruhi nilai kredit mereka.
Jika itu kartu tanggung jawab perusahaan, majikan membayar tagihan untuk setiap biaya yang disetujui (meskipun karyawan mungkin akan membayar untuk membayar langsung kepada penerbit untuk setiap pengeluaran yang tidak sah atau biaya pribadi). Karena perusahaan bertanggung jawab untuk membayar tagihan, penerbit kartu kredit biasanya tidak akan memeriksa kredit karyawan, tetapi orang tersebut kemungkinan akan bertanggung jawab untuk mengajukan laporan pengeluaran rutin sehingga perusahaan dapat merekonsiliasi laporan kartu setiap bulan.
Sebelum seorang karyawan menggunakan kartu kredit perusahaan, mereka harus mencari tahu siapa yang bertanggung jawab untuk membayar tagihan setiap bulan. Jika mereka bertanggung jawab, mereka harus membuat sistem untuk memastikan pembayaran tepat waktu dan bahwa mereka memiliki dana untuk menutupi saldo.
Manfaat Kartu Kredit Korporat
Keuntungan utama dari kartu kredit perusahaan adalah membuatnya lebih mudah untuk mengelola pengeluaran — baik untuk karyawan maupun pengusaha. Dari perspektif bisnis, kartu perusahaan memungkinkan pengusaha untuk membatasi berapa banyak pemegang kartu dapat menghabiskan per transaksi, per kategori pengeluaran, atau keseluruhan. Perusahaan juga dapat mengontrol di mana kartu dapat digunakan, membatasi pembelian untuk pedagang tertentu, jenis pedagang, dan lokasi.
Dari sudut pandang karyawan, kartu tanggung jawab perusahaan dapat berarti keringanan finansial, karena menghilangkan kebutuhan untuk membayar dimuka untuk pengeluaran terkait bisnis dan kemudian menunggu penggantian. Manfaat lain adalah bahwa beberapa kartu kredit perusahaan menawarkan pelaporan pengeluaran elektronik yang secara otomatis mengisi laporan pengeluaran perusahaan dengan informasi pembelian — suatu fitur yang membuatnya lebih mudah (mis. Lebih mudah) untuk mengirimkan laporan yang tepat waktu dan akurat.
Kegembiraan besar lainnya adalah bahwa, tergantung pada pemberi kerja, pemegang kartu mungkin dapat menyimpan imbalan apa pun yang mereka peroleh saat menggunakan kartu kredit perusahaan. Mereka mungkin, misalnya, dapat memperoleh dan menebus hadiah untuk program frequent flyer atau program frequent-guest hotel. Tentu saja, pemberi kerja dapat memutuskan untuk menyimpan imbalan untuk mengimbangi biaya tahunan perusahaan atau untuk menawarkan insentif kepada karyawan yang berprestasi. Namun, banyak perusahaan besar memungkinkan karyawan untuk mengambil manfaat dari program penghargaan karena hal itu dapat meningkatkan moral karyawan.
Selain program hadiah, banyak kartu kredit perusahaan menawarkan manfaat yang sering dihargai oleh pelancong, seperti akses ke ruang tunggu bandara (nilai tambah yang besar jika pelancong memiliki masa singgah yang lama), layanan bantuan perjalanan dan darurat, penggantian kartu darurat dan pencairan uang tunai, dan keringanan kerusakan tabrakan sewa mobil. Baca cetakan kecil pada perjanjian kartu kredit untuk memastikan Anda memahami cara kerja manfaat ini. Untuk mengaktifkan perlindungan otomatis saat menyewa mobil, misalnya, Anda mungkin harus menyelesaikan seluruh transaksi dengan kartu kredit tertutup dan menolak pengabaian kerusakan akibat tabrakan perusahaan rental. Jika ragu, panggil nomor di bagian belakang kartu.
Kebijakan Perusahaan untuk Kartu Kredit Korporat
Karyawan harus mengetahui kebijakan perusahaan mereka terkait kartu perusahaan sejak awal untuk menghindari kesalahan yang dapat menyebabkan mimpi buruk akuntansi — atau lebih buruk. Pemegang Kartu harus membiasakan diri dengan pengeluaran umum dan persyaratan pelaporan perusahaan mereka dan mencari tahu apakah mereka memiliki batasan pengeluaran yang berlaku untuk kategori tertentu. Penting juga untuk mempelajari tentang aturan khusus departemen atau jabatan. Eksekutif perusahaan, misalnya, kemungkinan akan memiliki profil pengeluaran yang berbeda dari, katakanlah, manajemen menengah.
Setelah pemegang kartu mengetahui kebijakan perusahaan mereka, mereka harus menaatinya. Jika mereka menggunakan kartu mereka untuk membeli sesuatu yang bukan pengeluaran bisnis yang disetujui, itu bisa membuat mereka terlihat buruk di mata majikan mereka — bahkan jika itu adalah kesalahan yang jujur. Terlebih lagi, banyak perusahaan besar memiliki manajer kartu perjalanan dan hiburan untuk staf yang dapat mengaudit pengeluaran karyawan kapan saja. Penting bagi pemegang kartu untuk menggunakan akal sehat untuk memutuskan apakah tagihan yang akan mereka lakukan adalah 100% terkait pekerjaan. Jika tidak, mereka harus menaruhnya di kartu pribadi mereka dan mengatasinya nanti jika mereka merasa berhak atas penggantian penuh atau sebagian.
Untuk menghindari mimpi buruk akuntansi — atau lebih buruk — jangan gabungkan pengeluaran pribadi dengan pengeluaran bisnis.
Sebelum kartu kredit perusahaan diaktifkan, pengusaha dapat menawarkan (atau meminta) sesi pelatihan kartu kredit perusahaan secara langsung yang dirancang untuk membantu karyawan mempelajari kebijakan. Selain itu, majikan dapat memposting dan memperbarui kebijakan di situs Intranet-nya. Itu selalu merupakan ide yang baik untuk tetap mendapat informasi, mengikuti aturan, dan menghindari melakukan apa pun yang dapat mengakibatkan dokumen tambahan atau ditafsirkan sebagai penipuan. Pemegang Kartu yang memiliki pertanyaan tentang kebijakan atasan mereka harus menghubungi orang (atau departemen) yang mengelola program.
Pertimbangan Khusus untuk Kartu Kredit Korporat
Selain memahami dan mengikuti kebijakan perusahaan mengenai batasan pengeluaran, jenis pengeluaran yang diizinkan, dan bagaimana laporan pengeluaran ditangani, penting bagi karyawan untuk menyadari bahwa jika mereka — dan bukan majikan mereka — bertanggung jawab untuk membayar tagihan kartu kredit, skor kredit bisa turun jika mereka ketinggalan pembayaran. AmEx, misalnya, melaporkan akun ke biro kredit jika akun menjadi 180 hari lewat jatuh tempo. Sebaiknya setel tanda email sebagai pengingat kapan pembayaran tersebut jatuh tempo.
Sama seperti kartu kredit lainnya, karyawan harus memperlakukan kartu kredit perusahaan mereka dengan hati-hati dan menyimpannya di tempat yang aman untuk mencegah pencurian atau kehilangan. Jika kartu hilang atau dicuri, harus dilaporkan sesegera mungkin sehingga kartu dapat dibatalkan dan diganti.
