Bisnis menggunakan Formulir IRS W-9, Permintaan Nomor Identifikasi Wajib Pajak dan Sertifikasi, untuk mendapatkan informasi dari vendor yang mereka sewa sebagai kontraktor independen (juga disebut freelancer). Ketika bisnis membayar kontraktor $ 600 atau lebih selama tahun pajak, ia harus melaporkan pembayaran ini ke Internal Revenue Service (IRS), menggunakan pengembalian informasi yang disebut Formulir 1099-MISC. Bisnis menggunakan nama, alamat, dan nomor Jaminan Sosial atau nomor identifikasi pajak yang diberikan kontraktor pada Formulir W-9 untuk melengkapi pengembalian informasi itu. Baik pengirim maupun penerima tidak boleh mengirim salinan ke IRS.
Bisnis yang mempekerjakan kontraktor independen tidak memungut pajak penghasilan atau membayar pajak Medicare atau Jaminan Sosial untuk kontraktor independen mereka, seperti yang mereka lakukan untuk karyawan mereka. Sebaliknya, kontraktor bertanggung jawab atas kewajiban ini. Namun, IRS masih ingin tahu berapa banyak kontraktor yang diterima untuk memastikan mereka membayar pajak yang mereka berutang, dan menggunakan formulir 1099-MISC untuk mengumpulkan informasi ini. Bisnis tidak mengirim Formulir W-9 ke IRS.
Tujuan Bentuk W-9
Informasi yang Dibutuhkan pada Formulir W-9
Formulir W-9 menanyakan nama kontraktor independen, nama bisnis (jika berbeda), entitas bisnis (kepemilikan perseorangan, kemitraan, korporasi C, korporasi S, perwalian / perkebunan, perseroan terbatas, atau "lainnya") dan pajak usaha nomor identifikasi (atau nomor Jaminan Sosial, untuk pemilik tunggal yang tidak menggunakan nomor ID pajak terpisah).
Formulir W-9 juga meminta orang yang mengisinya untuk menyatakan bahwa mereka tidak dikenakan pemotongan cadangan. Sebagian besar pembayar pajak tidak, tetapi jika demikian, perusahaan yang mempekerjakan kontraktor independen perlu memotong pajak penghasilan dari gaji kontraktor tersebut dengan tarif tetap 24% (untuk tahun pajak 2018-2025) dan mengirimkannya ke IRS.
Karena Formulir W-9 mensyaratkan daftar ID pajak atau nomor Jaminan Sosial, orang yang mengisinya dan perusahaan yang menerima formulir yang sudah diisi harus menjaganya dengan hati-hati selama transmisi dan setelah penerimaan untuk melindungi terhadap pencurian identitas.
Ketika Anda Tidak Harus Mengisi W-9
Kontraktor independen yang menerima W-9 yang tidak terduga harus ragu sebelum mengisinya dan meneliti apakah pemohon memiliki alasan yang sah untuk meminta formulir ini. Lembaga keuangan terkadang menggunakan Formulir W-9 untuk meminta informasi dari pelanggan ketika mereka perlu melaporkan dividen atau bunga. Hati-hati di sini: Lembaga keuangan mungkin harus sudah memiliki nomor ID pajak Anda sejak Anda membuka akun.
Situasi lain di mana Anda harus ragu sebelum mengisi Formulir W-9 adalah jika perusahaan yang meminta Anda melakukannya adalah majikan Anda dan Anda seharusnya diklasifikasikan sebagai karyawan, bukan kontraktor independen. Perbedaannya sangat besar.
Karyawan atau Kontraktor Independen?
Jika Anda seorang karyawan, majikan Anda akan memotong pajak penghasilan, memotong dan membayar pajak Jaminan Sosial dan Asuransi Kesehatan, dan membayar pajak pengangguran atas upah Anda. Jika Anda seorang kontraktor independen, itu tidak akan. Itu berarti Anda akan bertanggung jawab atas bagian majikan dari Jaminan Sosial dan pajak Medicare, dan bahwa Anda tidak akan memenuhi syarat untuk kompensasi pengangguran jika Anda diberhentikan.
Majikan yang tidak bermoral atau berjuang secara finansial mungkin mencoba untuk mengklasifikasikan karyawan sebagai kontraktor independen untuk menghemat uang. Jika Anda diklasifikasikan sebagai kontraktor independen, "tabungan" pajak majikan Anda akan keluar dari kantong Anda sebagai pajak wirausaha. Anda juga akan bertanggung jawab untuk menghitung dan membayar taksiran pajak Anda empat kali setahun dan mengisi Jadwal C saat Anda mengajukan SPT tahunan Anda.
Tidak selalu jelas apakah seorang pekerja adalah karyawan atau kontraktor independen, tetapi secara umum, semakin banyak kontrol bisnis atas apa yang dilakukan pekerja dan bagaimana mereka melakukannya, semakin besar kemungkinan mereka adalah karyawan. Jika Spidey sense Anda mulai geli ketika seseorang yang mempekerjakan Anda memanggil Anda kontraktor independen, itu pertanda baik, dan Anda harus menyelidiki situasinya lebih lanjut. Mulailah dengan meninjau diskusi IRS tentang perbedaan antara keduanya. Jika Anda seorang karyawan, Anda harus mengisi Formulir W-4, bukan Formulir W-9.
Ini adalah contoh ketika seorang majikan dapat secara sah mengubah status Anda dari karyawan menjadi kontraktor independen. Anda seorang programmer komputer, dan Anda diharuskan datang ke kantor dari jam 9 pagi sampai 6 sore, Senin hingga Jumat. Perusahaan menyediakan meja dan komputer Anda.
Mulai bulan depan, Anda akan diminta untuk menyediakan komputer Anda. Anda akan dapat bekerja dari rumah atau lokasi terpencil apa pun yang Anda inginkan, dan Anda dapat menyelesaikan pekerjaan selama jam yang Anda inginkan, selama tugas Anda selesai sesuai jadwal dan Anda merespons panggilan telepon dan email terkait pekerjaan tepat waktu.
W-9 FAQ
Bagaimana saya tahu jika saya dikenakan pemotongan cadangan?
Apakah IRS mengirimi Anda surat yang memberi tahu Anda bahwa Anda harus dipotong cadangan wajib? Ini mungkin terjadi jika Anda tidak melaporkan semua minat dan dividen Anda pada pengembalian pajak sebelumnya. Jika Anda belum menerima surat ini, dan jika Anda memberikan nomor identifikasi pajak Anda kepada pemohon Formulir W-9, maka Anda tidak akan dikenakan pemotongan cadangan. Jika Anda tunduk pada pemotongan cadangan, coret item dua di bagian dua dari Formulir W-9 sebelum mengirimkannya.
Apa cara paling aman untuk mengirimkan Formulir W-9?
Pilihan lain adalah mengirimkannya melalui layanan seperti FedEx, UPS, atau layanan pos, meskipun tidak ada jaminan formulir Anda tidak akan hilang, dicuri, atau dirusak saat transit.
Juga tidak ada jaminan bahwa penerima akan menyimpan formulir dengan aman walaupun Anda mengirimnya dengan aman, jadi Anda mungkin ingin menanyakannya terlebih dahulu.
Apakah bisnis saya entitas yang dikecualikan?
Jika Anda seorang pemilik tunggal, mungkin bukan. Jika perusahaan, bisa jadi, jika memenuhi syarat untuk status bebas pajak IRS.
Saya memiliki nomor identifikasi pemberi kerja (EIN) dan nomor Jaminan Sosial. Nomor mana yang harus saya masukkan pada formulir?
Bisakah saya menolak mengisi Formulir W-9?
Tentu. Jika Anda menolak sebagai tanggapan atas permintaan yang sah, klien Anda akan memotong pajak dari gaji Anda dengan tarif 24%. Departemen akuntansi mungkin juga merasa kesal dan memberi tahu kontak Anda untuk menolak melakukan bisnis lebih jauh dengan Anda. Bisnis memiliki kewajiban berat dari IRS untuk mendapatkan Formulir W-9 yang lengkap dari siapa pun yang mereka bayar $ 600 atau lebih selama tahun tersebut. Kegagalan untuk mematuhi dapat menghasilkan denda.
Selain klien, siapa yang mungkin meminta saya mengisi Formulir W-9?
Sebuah bank, perusahaan pialang, lembaga pemberi pinjaman yang telah membatalkan hutang yang Anda miliki, atau penerbit hadiah yang telah Anda menangkan semua mungkin bertanya. Jika Anda seorang tamu di "Ellen" selama promosi "12 Days of Giveaways" -nya, dan produser talkshow meminta Anda untuk mengisi W-9 sebelum Anda pergi, aman untuk menganggap permintaan itu sah. Jika Anda menerima email yang mengatakan Anda memenangkan hadiah untuk kontes yang Anda tidak ingat masuk, Anda mungkin tidak ingin memberi orang itu W-9.
Waspadalah terhadap penipuan phishing W-9. Jika Anda menerima permintaan email untuk Formulir W-9 dan Anda tidak yakin itu sah, hubungi pengirim yang seharusnya melalui telepon (dan jangan menggunakan nomor telepon apa pun dalam email yang mencurigakan) untuk menanyakan apakah permintaan itu valid. Penyerang canggih dan dapat membuat pesan seperti itu datang dari bank Anda atau bahkan klien Anda. Dan jika Anda mendapatkan email dari IRS, itu pasti upaya phishing, dan Anda harus meneruskan email ke [email protected]. IRS tidak memulai kontak dengan wajib pajak melalui email.
Garis bawah
Formulir W-9 untuk kontraktor independen, juga disebut freelancer. Penting untuk mengisi formulir dengan benar — tetapi hanya jika Anda yakin itu adalah formulir yang tepat untuk dikirimkan dan permintaan itu sah.
