Apa itu Pembelian-ke-Bayar?
Purchase-to-pay adalah sistem terintegrasi yang sepenuhnya mengotomatiskan proses pembelian barang dan jasa untuk bisnis. Sistem mendapatkan namanya karena menangani semua aspek akuisisi dari pembelian barang hingga pembayaran vendor. Manfaat utama dari pembelian ke pembayaran adalah efisiensi, penghematan biaya, dan peningkatan visibilitas finansial dan pengadaan.
Memahami Purchase-to-Pay
Sistem pembelian-untuk-pembayaran dimulai dengan daftar permintaan, hasil untuk pengadaan, dan berakhir dengan pembayaran. Permintaan adalah proses meminta layanan, barang, atau produk secara formal dengan formulir permintaan pembelian. Pengadaan terjadi ketika barang atau jasa diterima. Sistem berakhir ketika pembayaran dilakukan.
Pengambilan Kunci
- Purchase-to-pay adalah sistem pembelian lengkap untuk bisnis mulai dari pembelian barang hingga pembayaran vendor. Pembelian-ke-bayar juga disebut P2P, pengadaan-untuk-bayar, eProcurement, atau req-to-cheque. Pembelian ke proses pembayaran otomatis, menghemat biaya, dan mengurangi risiko. Pembelian-ke-bayar tidak dirancang untuk mempercepat pembayaran vendor karena ini bukan demi kepentingan perusahaan yang ingin mempertahankan uang mereka selama mungkin. Sistem pembelian-ke-bayar dirancang untuk meningkatkan efisiensi dan kontrol keuangan.
Purchase-to-pay bertujuan untuk mengoptimalkan proses pembelian, sehingga menguntungkan organisasi melalui kontrol keuangan dan efisiensi yang lebih baik. Sistem yang ramping dan terintegrasi ini menghemat biaya dan mengurangi risiko. Sistem pembelian-ke-bayar yang khas mencakup lima langkah dan persyaratan untuk penyelesaian:
- Katalog: Katalog dari pemasok pilihan adalah persyaratan pertama dalam sistem pembelian-ke-bayar. Permintaan pembelian: Setelah suatu produk telah dipilih dari katalog, pembeli mengirimkan permintaan pembelian ke manajer yang sesuai. Alur kerja pesanan pembelian: Pesanan pembelian dihasilkan setelah permintaan pembelian disetujui oleh manajer. Faktur: Ini adalah komponen penting dari sistem pembelian-ke-bayar karena pemrosesan faktur secara manual adalah proses yang sangat melelahkan dan menghabiskan waktu. Pemrosesan faktur otomatis menghemat waktu dan uang dan menyertakan fitur rekonsiliasi yang cocok dengan pesanan pembelian dengan faktur. Pembayaran: Setelah faktur disetujui untuk pembayaran, file dihasilkan dalam sistem hutang perusahaan. Faktur yang disetujui menghasilkan pembayaran kepada pemasok pada akhir periode saat pemasok telah memberikan kredit.
Sistem pembelian-ke-bayar tidak dimaksudkan untuk mempercepat proses pembayaran. Walaupun ini akan menjadi tujuan yang terpuji, kenyataannya adalah bahwa itu tidak akan menjadi prioritas bagi sebagian besar perusahaan karena membayar tagihan lebih cepat akan mempengaruhi waktu arus kas mereka sendiri. Sebaliknya, tujuan sistem pembelian untuk membayar adalah untuk meningkatkan efisiensi dan kontrol keuangan karena departemen keuangan memiliki data pembelian tepat waktu di ujung jari mereka.
Fakta Cepat
Sistem pembelian-untuk-membayar adalah proses otomatis yang mengurangi biaya tenaga kerja dan meningkatkan akurasi.
Praktik terbaik untuk sistem pembelian-ke-bayar termasuk teknologi padat yang menggunakan satu titik kontak, seperti portal pemasok, pengurangan kompleksitas dalam katalog dan saluran pembelian, dan dukungan dari manajemen puncak. Ini dapat memberikan data kunci tentang berapa banyak yang dibelanjakan, produk atau layanan apa yang diterima, dan waktu pengiriman.
