Klien Anda akan menggunakan informasi pada W-9 Anda untuk memasukkan nama, nama bisnis, alamat, dan nomor identifikasi pembayar pajak (NPWP) Anda pada 1099-MISC yang mereka ajukan tentang Anda. Mereka akan mengirim satu salinan 1099-MISC ke IRS dan satu salinan lagi untuk Anda pada akhir Januari, setelah akhir tahun pajak.
Keadaan lain di mana Anda mungkin diminta untuk mengisi W-9 termasuk:
- transaksi real estat tertentu, bunga kredit yang dibayarkan, akuisisi atau pengabaian propertkasi aman dari kontribusi hutang untuk pengaturan pensiun individu (IRA)
(Untuk lebih lanjut tentang penggunaannya - dan ketika Anda harus mempertanyakan harus menandatangani satu - baca The Purpose of the W-9 Form .)
Petunjuk Langkah-demi-Langkah
Formulir W-9 adalah salah satu formulir IRS termudah untuk diisi, tetapi jika formulir pajak membuat Anda gugup, jangan khawatir. Kami akan memandu Anda melalui cara yang tepat untuk menyelesaikannya.
Langkah 1: Masukkan nama Anda seperti yang ditunjukkan pada pengembalian pajak Anda. Mudah kan?
Langkah 2: Masukkan nama bisnis Anda atau nama "entitas yang diabaikan", jika berbeda dari nama yang Anda masukkan untuk langkah 1. Misalnya, Anda mungkin merupakan kepemilikan perseorangan, tetapi untuk tujuan pemasaran, Anda tidak menggunakan nama pribadi Anda sebagai Nama Bisnis; sebaliknya, Anda "berbisnis sebagai" beberapa nama lain. Anda akan memasukkan nama itu di sini. Sedangkan untuk bagian entitas yang diabaikan, jika Anda tidak tahu apa itu, Anda mungkin bukan salah satunya. Jenis entitas diabaikan yang paling umum adalah perusahaan dengan kewajiban terbatas dengan anggota tunggal.
Langkah 3: Apa jenis badan usaha Anda untuk klasifikasi pajak federal: kepemilikan perseorangan, kemitraan, korporasi C, korporasi S, kepercayaan / perkebunan, perseroan terbatas atau "lainnya"? Centang kotak yang sesuai. Jika Anda tidak yakin, Anda mungkin merupakan kepemilikan tunggal, karena Anda harus mengajukan banyak dokumen untuk menjadi salah satu entitas lainnya.
Langkah 4: Pengecualian. Kemungkinan Anda akan membiarkan kotak-kotak ini kosong. Berikut adalah beberapa pengecualian:
1. Penerima pembayaran yang dibebaskan dari pemotongan cadangan, seperti perusahaan (dalam kebanyakan kasus), mungkin perlu memasukkan kode dalam kotak "Kode penerima pembayaran". Instruksi Formulir W-9 mencantumkan penerima pembayaran yang dibebaskan dan kode mereka serta jenis pembayaran yang harus digunakan kode ini. Perusahaan yang mengisi W-9 untuk menerima pembayaran bunga atau dividen, misalnya, akan memasukkan kode “5.”
2. Penerima pembayaran yang dibebaskan dari pelaporan berdasarkan Undang-Undang Kepatuhan Pajak Rekening Asing (FATCA) mungkin perlu memasukkan kode dalam kotak “Pengecualian dari kode pelaporan FATCA”. Tidak satu pun dari kotak-kotak ini akan berlaku untuk kontraktor independen atau freelancer khusus.
Langkah 5: Berikan alamat jalan, kota, negara bagian, dan kode pos Anda. Bagaimana jika alamat rumah Anda berbeda dengan alamat bisnis Anda? Alamat mana yang harus Anda berikan pada formulir W-9? Gunakan alamat yang akan Anda gunakan pada SPT Anda. Misalnya, jika Anda adalah pemilik tunggal yang menyewakan ruang kantor, tetapi Anda mengajukan SPT menggunakan alamat rumah Anda, masukkan alamat rumah Anda pada formulir W-9 sehingga IRS tidak akan kesulitan mencocokkan 1099 Anda dengan formulir 1040 Anda.
Langkah 6: Dalam langkah opsional ini, Anda dapat memberikan nama dan alamat pemohon. Anda mungkin ingin mengisi kotak ini untuk menyimpan catatan kepada siapa Anda memberikan nomor identifikasi pajak Anda.
Langkah 7: IRS menyebut bagian ini Bagian I, yang harus membuat Anda bertanya-tanya apa semua langkah yang baru saja Anda selesaikan. Di sini, Anda harus memberikan nomor identifikasi pajak bisnis Anda, yang akan menjadi nomor Jaminan Sosial individu Anda (SSN) jika Anda adalah kepemilikan perseorangan, atau nomor identifikasi pemberi kerja (EIN) Anda jika Anda adalah jenis bisnis lain. Sekarang, beberapa kepemilikan perseorangan juga memiliki EIN, tetapi IRS lebih suka bahwa pemilik perseorangan menggunakan SSN mereka pada formulir W-9. Sekali lagi, hal itu akan membuatnya lebih mudah untuk mencocokkan 1099 yang Anda terima dengan SPT Anda, yang akan Anda ajukan di bawah SSN Anda.
Bagaimana jika bisnis Anda baru dan tidak memiliki EIN? Anda masih dapat mengisi formulir W-9. IRS mengatakan Anda harus melamar nomor Anda dan menulis "melamar" di ruang untuk TIN. Anda akan ingin mendapatkan nomor ini secepat mungkin karena, sampai Anda melakukannya, Anda akan dikenakan pemotongan cadangan. Anda dapat mengajukan permohonan EIN di situs web IRS. Lihat instruksi di bawah ini untuk Langkah 8, Bagian II, untuk lebih lanjut tentang pemotongan cadangan.
Langkah 8: Di Bagian II, Anda harus membuktikan kebenaran semua informasi Anda sebelum Anda dapat menandatangani formulir W-9. Secara sengaja berbohong pada formulir pajak bisa berarti Anda harus membayar denda atau masuk penjara; IRS tidak dipusingkan. Sebelum menandatangani formulir W-9, berikut adalah pernyataan yang harus Anda sahkan benar, dengan ancaman sumpah palsu:
Sebagian besar pembayar pajak dibebaskan dari pemotongan cadangan. Jika Anda tidak tahu apa yang IRS bicarakan di sini, Anda mungkin dikecualikan. Jika Anda tidak dikecualikan, IRS akan memberi tahu Anda, dan perusahaan yang membayar Anda perlu mengetahuinya karena diharuskan untuk memotong pajak penghasilan dari pembayaran Anda dengan tarif tetap 24% dan mengirimkannya ke IRS., sekarang Anda tahu alasan lain yang bagus untuk tidak menipu pada laporan pajak Anda: Anda mungkin harus memberi tahu klien di masa depan tentang hal itu, dan itu mungkin membuat perusahaan berpikir dua kali tentang Anda. Butir (c) pada dasarnya mengatakan bahwa jika Anda pernah dikenakan pemotongan cadangan tetapi tidak lagi, tidak ada yang perlu tahu.
Jika Anda seorang warga asing, Anda bebas. IRS juga menganggap yang berikut ini sebagai "orang AS": kemitraan, korporasi, perusahaan atau asosiasi yang dibuat atau diorganisir di Amerika Serikat atau di bawah hukum Amerika Serikat; sebuah perkebunan domestik; dan kepercayaan domestik. Jika bisnis Anda adalah kemitraan yang memiliki mitra asing, aturan khusus berlaku; baca tentang mereka dalam instruksi untuk membentuk W-9. Jika Anda bukan warga negara AS, Anda mungkin perlu mengisi formulir W-8 atau formulir 8233.
Anda mungkin tidak perlu khawatir tentang ini, yang ada hubungannya dengan Undang-Undang Kepatuhan Pajak Rekening Asing.
Beberapa Poin Lagi Sebelum Anda Masuk
Formulir W-9 memberitahu Anda untuk mencoret item 2 di atas jika Anda telah diberitahukan oleh IRS bahwa Anda saat ini dikenakan pemotongan cadangan karena Anda gagal melaporkan semua bunga dan dividen atas pengembalian pajak Anda.
Anda dapat mencoret item 2 jika Anda mengisi formulir W-9 sehubungan dengan transaksi real estat. Item 2 tidak berlaku dalam kasus ini, jadi tidak masalah jika Anda dikenakan pemotongan cadangan.
Sekarang, jika Anda membaca tulisan kecil dalam instruksi W-9 dengan seksama, sepertinya ini menunjukkan bahwa kebanyakan orang tidak diharuskan untuk menandatangani formulir ini sama sekali. Anda biasanya hanya diminta untuk menandatanganinya jika IRS telah memberi tahu Anda bahwa sebelumnya Anda memberikan TIN yang salah. Selain masalah teknis, orang yang meminta Anda mengisi formulir W-9 mungkin akan menganggapnya tidak lengkap atau tidak valid jika Anda belum menandatanganinya, dan semoga berhasil meyakinkan mereka kalau tidak.
Mengembalikan Formulir
Kembalikan formulir Anda yang telah diisi W-9 ke bisnis yang meminta Anda untuk mengisinya. Idealnya, Anda akan mengirimkannya secara langsung untuk membatasi paparan Anda terhadap pencurian identitas, tetapi metode ini seringkali tidak praktis. Mail dianggap relatif aman. Jika Anda harus mengirim email formulir, Anda harus mengenkripsi dokumen dan pesan email Anda dan periksa tiga kali bahwa Anda memiliki alamat email yang benar penerima sebelum mengirim pesan Anda. Layanan gratis tersedia online untuk membantu Anda melakukan ini, tetapi periksa reputasi mereka sebelum mempercayai dokumen Anda kepada mereka.
Garis bawah
Memberikan informasi yang akurat pada formulir Anda W-9 akan membantu memastikan bahwa pembayaran yang Anda terima - atau transaksi lain yang memerlukan formulir ini - dilaporkan dengan benar kepada IRS. Jika Anda tidak yakin dengan beberapa item, seperti klasifikasi bisnis Anda yang tepat, tanyakan kepada akuntan Anda atau penasihat keuangan lainnya.
