Apa itu Sistem Informasi Akuntansi (AIS)?
Sistem informasi akuntansi (AIS) melibatkan pengumpulan, penyimpanan, dan pemrosesan data keuangan dan akuntansi yang digunakan oleh pengguna internal untuk melaporkan informasi kepada investor, kreditor, dan otoritas pajak. Ini umumnya merupakan metode berbasis komputer untuk melacak aktivitas akuntansi dalam hubungannya dengan sumber daya teknologi informasi. AIS menggabungkan praktik akuntansi tradisional, seperti penggunaan Prinsip Akuntansi yang Diterima Secara Umum (GAAP), dengan sumber daya teknologi informasi modern.
Bagaimana Sistem Informasi Akuntansi (SIA) Digunakan
Sistem informasi akuntansi mengandung berbagai elemen penting dalam siklus akuntansi. Meskipun informasi yang terkandung dalam suatu sistem bervariasi di antara industri dan ukuran bisnis, AIS yang khas mencakup data yang berkaitan dengan pendapatan, pengeluaran, informasi pelanggan, informasi karyawan, dan informasi pajak. Data spesifik mencakup pesanan penjualan dan laporan analisis, permintaan pembelian, faktur, register cek, inventaris, daftar gaji, buku besar, neraca saldo, dan informasi laporan keuangan.
Sistem informasi akuntansi harus memiliki struktur database untuk menyimpan informasi. Struktur basis data ini biasanya diprogram dengan bahasa query yang memungkinkan untuk manipulasi tabel dan data. AIS memiliki banyak bidang untuk memasukkan data serta untuk mengedit data yang disimpan sebelumnya. Selain itu, sistem informasi akuntansi seringkali merupakan platform yang sangat aman dengan langkah-langkah pencegahan yang diambil terhadap virus, peretas, dan sumber eksternal lainnya yang berusaha mengumpulkan informasi. Keamanan dunia maya semakin penting karena semakin banyak perusahaan menyimpan data mereka secara elektronik.
Berbagai keluaran dari suatu sistem informasi akuntansi mencontohkan keserbagunaan kemampuan manipulasi datanya. AIS menghasilkan laporan termasuk laporan umur piutang yang didasarkan pada informasi pelanggan, jadwal penyusutan untuk aset tetap, dan saldo percobaan untuk pelaporan keuangan. Daftar pelanggan, perhitungan perpajakan, dan tingkat inventaris juga dapat direproduksi. Namun, korespondensi, memo, atau presentasi tidak termasuk dalam AIS karena barang-barang ini tidak berhubungan langsung dengan pelaporan keuangan perusahaan atau pembukuan.
Manfaat Sistem Informasi Akuntansi
Antarmuka Antar Departemen
Sistem informasi akuntansi berusaha untuk antarmuka di berbagai departemen. Di dalam sistem, departemen penjualan dapat mengunggah anggaran penjualan. Informasi ini digunakan oleh tim manajemen inventaris untuk melakukan penghitungan inventaris dan membeli bahan. Setelah pembelian inventaris, sistem dapat memberi tahu departemen hutang tentang faktur baru. AIS juga dapat berbagi informasi tentang pesanan baru sehingga departemen manufaktur, pengiriman, dan layanan pelanggan mengetahui penjualan.
Kontrol Internal
Bagian integral dari sistem informasi akuntansi berkaitan dengan kontrol internal. Kebijakan dan prosedur dapat ditempatkan di dalam sistem untuk memastikan bahwa pelanggan, vendor, dan informasi bisnis yang sensitif dijaga dalam suatu perusahaan. Melalui penggunaan persetujuan akses fisik, persyaratan masuk, log akses, otorisasi, dan pemisahan tugas, pengguna dapat dibatasi hanya pada informasi yang relevan yang diperlukan untuk menjalankan fungsi bisnis mereka.
