Pembukuan entri ganda adalah konsep bahwa setiap transaksi akuntansi memiliki dua pengaruh pada keuangan perusahaan. Buku besar adalah catatan dari dua sisi dari setiap transaksi. Jika sebuah perusahaan menjual produk, pendapatannya meningkat dan kasnya meningkat dengan jumlah yang sama. Ketika perusahaan meminjam dana dari kreditor, saldo kas meningkat, tetapi saldo utang perusahaan meningkat dengan jumlah yang sama.
Sistem entri ganda menciptakan neraca yang terdiri dari aset, kewajiban, dan ekuitas. Lembar ini seimbang karena aset perusahaan akan selalu sama dengan kewajibannya ditambah ekuitas. Aset mencakup semua barang yang dimiliki perusahaan, seperti inventaris, uang tunai, mesin, bangunan, dan bahkan barang tidak berwujud seperti paten. Kewajiban merupakan segala hutang perusahaan kepada orang lain, seperti hutang jangka pendek yang dimiliki pemasok atau hutang jangka panjang yang terhutang ke bank. Ekuitas mewakili kepemilikan pemilik di perusahaan. Ekuitas dapat mencakup kontribusi yang dilakukan pemilik kepada perusahaan, plus laba perusahaan atau minus kerugian perusahaan.
Setiap entri memiliki sisi "debit" dan sisi "kredit", yang dicatat dalam buku besar umum. Akun aset meningkat ketika didebit dan berkurang saat dikreditkan. Sebaliknya, kewajiban dan ekuitas meningkat ketika dikreditkan dan berkurang ketika didebit. Jika suatu aset bertambah dengan debit, maka sisi kredit dari entri akan memengaruhi aset lain dengan menguranginya, atau memengaruhi akun liabilitas atau ekuitas, meningkatkannya, agar aset = liabilitas + persamaan ekuitas tetap seimbang.
Misalnya, jika Lucie membuka toko kelontong baru, dia dapat memulai bisnis dengan menyumbangkan sebagian dari tabungannya sendiri sebesar $ 100.000 kepada perusahaan. Entri pertama ke buku besar akan menjadi debit ke Kas, meningkatkan aset perusahaan, dan kredit ke Ekuitas, meningkatkan kepemilikan saham Lucie di perusahaan. Jika Lucie membeli beberapa unit rak seharga $ 5.000 pada kartu kredit perusahaan, entri berikutnya ke buku besar akan menjadi debit ke Peralatan seharga $ 5.000, meningkatkan aset perusahaan, dan kredit ke Kartu Kredit Karena $ 5.000, meningkatkan kewajiban dari perusahaan.
Sub-buku besar dapat disimpan untuk setiap akun individu, yang hanya akan mewakili setengah dari entri. Buku besar, bagaimanapun, memiliki catatan untuk kedua bagian entri. Ketika Lucie membeli rak, sub-ledger Peralatan hanya akan menunjukkan setengah dari entri, yang merupakan debit ke Peralatan sebesar $ 5.000. Sub-ledger Kartu Kredit akan mencakup catatan setengah dari entri, kredit sebesar $ 5.000. Buku besar umum akan memiliki dua baris ditambahkan ke dalamnya, menunjukkan debit dan kredit masing-masing sebesar $ 5.000.
Menurut Wall Street Journal, penggunaan awal sistem entri ganda didokumentasikan oleh Luca Pacioli pada abad ke-15. Akuntan di tahun 1400-an menggunakan pena dan kertas untuk pencatatan mereka, dengan susah payah melacak setiap entri ganda. Akuntan hari ini biasanya tidak menggunakan buku besar buku fisik; Namun, perangkat lunak akuntansi modern menggunakan konsep dasar yang sama yaitu memposting dua entri ke buku besar untuk setiap transaksi.
