Apa itu Undangan Penawaran (IFB)?
Invitation for Bid (IFB), kadang-kadang disebut sebagai Invitation to Bid, digunakan dalam situasi di mana calon vendor atau penyedia layanan berbeda harga. Mengeluarkan IFB memungkinkan perusahaan untuk memberikan spesifikasi tertulis terperinci termasuk semua syarat dan ketentuan yang diperlukan untuk bekerja pada proyek tertentu atau proyek yang ingin dikontrak. Perusahaan dapat mengirimkan undangan untuk mengajukan penawaran secara lisan atau tertulis.
Memahami Undangan Penawaran (IFB)
Permintaan Undangan untuk Penawaran (IFB) yang komprehensif akan menjelaskan proyek yang direncanakan secara rinci, menjabarkan persyaratan pengajuan termasuk tenggat waktu, ruang lingkup dan durasi proyek, kualifikasi minimum, standar layanan wajib, dan jaminan yang diperlukan. Ini juga menyediakan deskripsi proses seleksi keseluruhan termasuk jadwal.
Undangan untuk Penawaran berbeda dari Permohonan untuk Proposal (RFP) dalam hal tujuannya adalah untuk mendapatkan proposal kontraktor mengenai biaya untuk menyelesaikan proyek dengan kurang menekankan pada penawar yang memperkenalkan ide-idenya sendiri tentang cara menyelesaikan proyek atau melakukan layanan.
Melalui proses IFB, perusahaan dapat merampingkan proses keputusan mereka dengan memilih penawar yang memenuhi syarat dengan penawaran dengan harga terendah. Bidder, pada gilirannya, dapat lebih fokus pada perkiraan biaya potensial yang terkait dengan penyelesaian proyek dan dapat menghasilkan penawaran lebih cepat. Salah satu kelemahan dari pendekatan ini adalah bahwa memilih vendor atau kontraktor dengan biaya terendah dapat mengakibatkan masalah kualitas dan kinerja. Entitas yang mengajukan permohonan dapat meminimalkan risiko ini dengan sangat jelas tentang kualifikasi minimum untuk peserta lelang serta lingkup proyek, spesifikasi, dan standar layanan.
Kapan Mengajukan Undangan Untuk Penawaran
Organisasi pemerintah seringkali diharuskan oleh undang-undang federal, negara bagian atau lokal yang dimaksudkan untuk mendorong transparansi, mencegah korupsi, dan menghindari favoritisme untuk melakukan proses tender melalui Undangan untuk permintaan Penawaran. Institusi akademik juga secara teratur menggunakan Undangan untuk Penawaran.
Undangan untuk Penawaran paling efisien ketika perusahaan atau entitas lain yang mencari penawaran memiliki pemahaman terperinci tentang pekerjaan atau layanan yang perlu disediakan dan langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikannya, menjadikan harga sebagai faktor penentu utama dalam memilih penyedia layanan atau kontraktor. Contoh proyek yang sering mengalami jenis proses penawaran ini termasuk proyek infrastruktur besar seperti pembangunan dan perbaikan jembatan dan jalan raya dan yang melibatkan angkutan massal. Dalam kasus di mana pekerjaan melibatkan layanan profesional di mana faktor kualitatif termasuk pendekatan dan bantuan dengan konseptualisasi memiliki bobot lebih besar dalam proses pengambilan keputusan, RFP atau Permintaan Tender mungkin lebih efektif.
