Catatan debit adalah bentuk bukti bahwa satu bisnis telah menciptakan entri debit yang sah dalam rangka berurusan dengan bisnis lain. Ini mungkin terjadi ketika pembeli mengembalikan material ke pemasok dan perlu memvalidasi jumlah yang diganti. Dalam hal ini, pembeli mengeluarkan catatan debit yang mencerminkan transaksi akuntansi.
Suatu bisnis mungkin mengeluarkan catatan debit sebagai tanggapan terhadap catatan kredit yang diterima. Kesalahan (sering kali biaya bunga dan biaya) dalam faktur penjualan, pembelian atau pinjaman mungkin mendorong perusahaan untuk mengeluarkan catatan debit untuk membantu memperbaiki kesalahan.
Pengambilan Kunci
- Nota debit adalah transaksi tertulis yang menyatakan bahwa satu bisnis telah mengambil tindakan finansial akibat berurusan dengan bisnis lain; not tersebut sesuai dengan nota debit dalam log akuntansi. Transaksi bisnis-ke-bisnis menggunakan nota debit dan kredit; semua catatan bertanggal, termasuk nomor seri, uraian transaksi, perincian pengembalian dan tanda tangan orang-orang yang terlibat. Suatu faktur yang kurang ditagih yang kemudian dicari pemasok untuk diperbaiki merupakan contoh khas dari catatan debit; toko yang mengembalikan produk ke pemasoknya dan ingin mendapat penggantian akan menjadi contoh lain.
Catatan Debet dalam Transaksi
Catatan debit dan catatan kredit hampir selalu terlibat dalam transaksi bisnis-ke-bisnis (B2B). Mereka sesuai dengan entri debit dan kredit dalam log akuntansi, yang selanjutnya berfungsi sebagai bukti transaksi bisnis sebelumnya. Mereka juga dapat disebut sebagai memo debit.
Catatan debet biasanya semua mencakup informasi umum yang sama: tanggal catatan, nomor seri, deskripsi singkat dari transaksi bisnis sebelumnya, rincian barang yang dikembalikan (termasuk pajak penjualan dan referensi ke faktur) dan tanda tangan dari perusahaan yang sesuai pihak berwajib.
Anda kemungkinan besar akan mendengar tentang nota debet setelah faktur kurang bayar. Misalkan pemasok mengirimkan bahan senilai $ 10.000 ke klien, tetapi hanya mengirim faktur sebesar $ 9.500. Setelah menyadari kesalahannya, pemasok dapat mengirimkan catatan debit kepada kliennya untuk selisih $ 500 untuk menyelesaikan masalah dan membuat penyesuaian yang tepat untuk catatan akuntingnya.
Catatan debet, memo debet, kwitansi debit, dan faktur pada dasarnya serupa dan semua dokumen yang sah yang menunjukkan transaksi keuangan antar bisnis; namun, istilah "tanda terima debit" jarang, jika pernah, digunakan dalam transaksi B2B.
Tanda Terima Debit
Ada beberapa ambiguitas antara istilah "catatan debit" dan "tanda terima debit". Terkadang kwitansi debit digunakan secara bergantian dengan catatan debit - di waktu lain, kwitansi debit hanya dimaksudkan untuk menggambarkan catatan tertulis yang membuktikan pelanggan berhutang uang kepada perusahaan. Jarang untuk melihat istilah tanda terima debit yang digunakan untuk transaksi B2B.
Faktur
Catatan debit atau tanda terima debit sangat mirip dengan faktur. Perbedaan utama adalah bahwa faktur selalu menunjukkan penjualan, di mana catatan debit dan tanda terima debit mencerminkan penyesuaian atau pengembalian transaksi yang telah terjadi.
Catatan debet juga dapat menggantikan faktur tradisional ketika barang atau jasa disediakan di luar lingkup bisnis normal. Ini membantu membedakan transaksi untuk kedua departemen akuntansi, dan juga membuat perusahaan penerbit tidak membuat jenis faktur baru.
Transaksi B2B biasanya didasarkan pada perpanjangan kredit, di mana vendor mengirim kiriman ke perusahaan sebelum dibayar, kemudian menagih perusahaan untuk jumlah yang terutang setelah pengiriman; debet dan kredit adalah metode akuntansi yang digunakan untuk melacak transaksi ini.
Pengembalian Material
Pikirkan catatan debit sebagai klaim terhadap kesalahan bisnis. Dalam hal barang dikembalikan dari pembeli ke vendor atau pemasok, catatan debit menunjukkan perubahan dalam buku-buku pembeli (log akuntansi) dan permintaan pengembalian kredit. Pemasok / vendor sering mengirimkan nota kredit sebagai bukti pembalikan.
Misalnya, perhatikan kasus di mana perusahaan XYZ mengembalikan materi ke pemasoknya, perusahaan ABC. Untuk membuktikan jumlah uang yang harus diganti, XYZ membuat nota debit. Pembelian asli adalah sebesar $ 5.000, jadi nota debit harus mencerminkan biaya bahan, ditambah tarif pajak penjualan lokal. Pajak dan biaya barang harus selalu menjadi item baris terpisah dalam catatan.
Setelah diterima, ABC harus membuat nota kredit kecil sebagai bukti pemahaman, kemudian melanjutkan untuk mengganti (atau menawarkan kredit) XYZ (asalkan nota debit berisi informasi yang benar).
Piutang Bunga / Komisi
Misalkan satu bisnis berhutang bunga kepada kreditor atau komisi kepada pihak ketiga untuk layanan yang diberikan. Dalam kasus seperti itu, nota debit biasanya dikeluarkan untuk menanggapi nota kredit yang diterima, tetapi seorang debitor selalu dapat mengeluarkan nota tanpa komplain.
Catatan debet komisi yang diterima umum antara perusahaan induk dan anak perusahaan. Catatan debit bunga piutang dapat digunakan untuk menyesuaikan pembayaran sebelumnya atau sebagai bentuk penyimpanan catatan yang sederhana.
