Apa itu Ruang Data Virtual?
Ruang data virtual (VDR), juga dikenal sebagai ruang kesepakatan, adalah gudang online yang aman untuk penyimpanan dan distribusi dokumen. Biasanya digunakan selama proses uji tuntas sebelum merger atau akuisisi untuk meninjau, berbagi, dan mengungkapkan dokumentasi perusahaan.
Memahami Ruang Data Virtual
Ruang data virtual telah semakin banyak menggantikan ruang data fisik yang biasanya digunakan untuk mengungkapkan dan berbagi dokumen. Dengan globalisasi bisnis dan peningkatan pengawasan untuk mengurangi biaya, ruang data virtual merupakan alternatif yang menarik daripada ruang data fisik. Ruang data virtual dapat diakses secara luas, segera tersedia, dan lebih aman. Ketika masalah keamanan tumbuh dan insiden dengan pelanggaran meningkat, penyedia VDR sedang mengembangkan basis data yang lebih canggih dan andal. Penawaran publik perdana (IPO), operasi audit, dan kemitraan atau bisnis lain yang harus bekerja bersama dan berbagi informasi akan menggunakan ruang data virtual.
Penggunaan Kamar Data Virtual
Prosedur merger dan akuisisi (M&A) adalah penggunaan VDR yang paling umum. Repositori ini menyediakan tempat untuk uji tuntas yang diperlukan selama finalisasi kesepakatan. Transaksi bisnis ini melibatkan sejumlah besar dokumen, banyak di antaranya bersifat rahasia dan mengandung informasi sensitif. Menggunakan VDR adalah cara yang aman dan andal bagi semua pihak yang berkepentingan untuk meninjau dan bertukar dokumen saat mereka terlibat dalam negosiasi.
Bisnis sering bekerja dengan satu sama lain untuk menghasilkan dan memproduksi produk selama pembangunan gedung dan untuk menawarkan layanan. Membentuk dan memelihara hubungan bisnis ini membutuhkan kontrak dan transmisi data yang sering. Ruang data virtual menyediakan penyimpanan kontrak ini dan menyediakan dokumen yang dibutuhkan untuk kelanjutan kemitraan bisnis. Sebagai contoh, perubahan yang dilakukan pada cetak biru struktur oleh seorang insinyur segera tersedia untuk semua kontraktor yang terlibat dalam proyek.
Praktik, kepatuhan, dan akun perusahaan yang diaudit adalah praktik umum di semua bisnis. Proses ini sering menjadi masalah karena pekerja harus berinteraksi dengan regulator dan penyetel eksternal. Juga, saat ini banyak perusahaan memiliki kantor di lokasi terpencil dan di seluruh dunia di berbagai zona waktu. Penggunaan ruang data virtual memungkinkan pengacara, akuntan, regulator internal dan eksternal, dan pihak berkepentingan lainnya untuk memiliki titik akses terpusat. Menyediakan sistem pusat mengurangi kesalahan dan waktu. Juga, menyediakan transparansi komunikasi. Tergantung pada jenis audit, tingkat akses dan wewenang bervariasi.
Menawarkan penawaran umum perdana (IPO) adalah tugas yang menakutkan yang membutuhkan jumlah dokumen yang tidak terbayangkan. Seperti halnya audit, transparansi juga penting. Perusahaan harus membuat, menukar, menyimpan, dan mengelola volume dokumen yang besar. Karena sifat transaksi, sebagian besar pengguna akan memiliki akses terbatas, seperti "hanya melihat". Kemampuan untuk menyalin, meneruskan, atau mencetak mungkin dilarang.
Alternatif untuk VDR
Meskipun ruang data virtual menawarkan banyak manfaat, mereka tidak cocok untuk setiap industri. Misalnya, beberapa pemerintah dapat memilih untuk terus menggunakan ruang data fisik untuk pertukaran informasi yang sangat rahasia. Kerusakan dari serangan cyber potensial dan pelanggaran data melebihi manfaat yang ditawarkan oleh ruang data virtual. Hasil dari peristiwa semacam itu bisa menjadi bencana besar jika pihak-pihak yang mengancam mengakses informasi rahasia. Dalam hal itu, penggunaan VDR tidak akan menjadi pertimbangan.
